Blog & Updates

Het inwerkprogramma, of de kunst van een koninklijke ontvangst

Harm van Oirschot

Auteur: Harm van Oirschot
07-02-2019

Een valse start voor nieuwkomers kan echt niet meer!

Geschikte nieuwe collega’s vinden valt tegenwoordig niet mee. Maar wie verwacht dat voor nieuwkomers de rode loper wordt uitgerold, kan bedrogen uitkomen.

Voor een nieuwkomer is niets frustrerender dan een ‘valse start’. Dat weet ik uit eigen ervaring. Ooit mocht ik bij een nieuwe werkgever drie maanden wachten op een pasje voor toegang en printen. En toen ik eindelijk het eindresultaat in handen kreeg, stond daar mijn naam ook nog eens verkeerd op. Zodat ik daarna nog twee jaar als ‘Harm Oorschot’ door het leven ging.

De plank mis

Mijn valse start dateert alweer van jaren geleden. Met het huidige personeelstekort zou je verwachten dat de situatie nu anders is. En dat nieuwe medewerkers, eenmaal binnen, optimaal worden opgevangen. Toch is dat lang niet altijd het geval. Nog steeds barst het van voorbeelden van valse starts voor nieuwkomers. Werkgevers slaan de plank mis met de toegangspas, inlognaam of werkplek. Of het ontbreekt aan adequate werkinstructies, uitleg van collega’s of begeleiding. Vooral in kleine en middelgrote organisaties zijn inwerkprogramma’s beperkt of niet aanwezig. De oorzaken hiervoor variëren. Dit kan liggen aan tijdgebrek en slechte processen en afspraken. Of aan houding: laten we ze in het diepe gooien en kijken wie er boven blijft.

Reden voor vertrek 

De gevolgen van het slechte inwerken laten zich raden. Het duurt lang voordat nieuwe medewerkers echt een bijdrage leveren of ze raken zelfs nooit op het gewenste niveau. Nog vervelender wordt het als zij tijdens de proeftijd alweer afscheid nemen en de organisatie terug bij af is. Uit onderzoek blijkt dat 60 procent van de vertrekkers in de proeftijd het slechte inwerkprogramma als reden voor voortijdig vertrek noemt. Eigenlijk is dit een vreemd verschijnsel. Organisaties geven hoog over zichzelf op in sollicitatieadvertenties en vragen veel van mensen. Maar het eerste wat ze doen als het talent eenmaal binnen is, doen ze meteen niet goed. Hoe motiverend is dat voor die nieuwe medewerker? Welke indruk maakt dat?

Vliegende start

Een goede organisatie geeft het personeel geen valse maar een vliegende start. Zorg ervoor dat praktische zaken zoals toegangspas, laptop, telefoon en werkplek meteen goed geregeld zijn. Hierbij komt het aan op vooruit denken. Wat heeft uw nieuwe medewerker nodig? En welke documenten moet de organisatie van hem of haar hebben? Denk aan identiteitspapieren, een VOG-verklaring of bepaalde formulieren. Regel dit al met de nieuwe medewerker voor de eerste werkdag. Dit kan bijvoorbeeld worden meegenomen tijdens het laatste sollicitatiegesprek, waarbij het contract wordt ondertekend. Zorg er ook voor dat afdelingen zoals IT vooruitdenken, bijvoorbeeld over accounts voor computers. Het is raar als de organisatie aan de nieuwe collega gaat vragen: wat heb jij nodig? Dat moet de organisatie weten, bijvoorbeeld op basis van een overdrachtslijst van de vertrekkende collega.

Het beruchte kennismakingsrondje. Doe het niet!

In bepaalde organisaties is het gebruik om met nieuwkomers ‘een rondje te maken’. Daarbij spreek je dan met zoveel mogelijk aanwezige collega’s. Dit leidt tot een overdosis gezichten en namen. Het gevolg is dat de nieuwkomer aan het eind van de eerste dag alle namen vergeten is. Hij of zij weet niet meer met wie kennis is gemaakt. En heeft geen flauw idee meer wie wat doet. Met op de tweede dag de vreselijke vraag: heb jij al kennisgemaakt met persoon X van afdeling Y? Deze mond-vol-tanden-momenten voorkom je met een slim (standaard) inwerkprogramma. Dit hoort ervoor te zorgen dat de nieuwkomer alle personen met wie hij gaat samenwerken ontmoet. Doe dit stap voor stap aan de hand van de volgorde van de klantketen/klantprocessen waaraan de nieuwe medewerker gaat deelnemen. Doseer het aantal ontmoetingen en reserveer tijd om ‘bij te komen’ en in te lezen.

Niet alleen wat en hoe, maar ook waarom!

Inwerktrajecten richten zich vaak puur op praktische zaken en procedures: het wat en het hoe. Maar het waarom blijft onderbelicht, terwijl dat minstens zo belangrijk is. Voor de nieuwkomer moet ook duidelijk worden wat zijn rol is in het team of op de afdeling. Wat zijn de gestelde doelen van het bedrijf? Is het voor de nieuwe medewerker helder welke resultaten van hem of haar worden verwacht? En weet hij of zij wie onze klanten zijn en wat die van ons verwachten? Door de medewerker aan het begin van zijn of haar carrière hierin mee te nemen, verzeker je dat het vizier op scherp staat en hij of zij doelgerichter presteert.

Inwijding in de werkwijze

Bij een koninklijke ontvangst hoort ook een inwijding in hoe de nieuwkomer dient te werken. Belangrijk is dat de organisatie of het team een idee heeft over wat de beste manier van werken is. Goede procesbeschrijvingen, handleidingen of werkinstructies zijn nuttig. Als inwerken beperkt blijft tot meelopen met een beschikbare collega, bestaat het risico dat de nieuwkomer één manier van werken aanleert. Die hoeft niet de beste en slimste manier te zijn. Laat de nieuweling het proces daarom van kop tot staart meebeleven met meerdere collega’s, onder wie de best presterende. En loop een keer met het team het gehele proces door. Geef daarbij ruimte voor vragen en input. Wie weet komen er door de frisse blik van de nieuwkomer verbetermogelijkheden aan het licht.

Impact op het team

Vergeet bij een inwerkprogramma niet na te denken over teamaspecten. Zorg dat een nieuwkomer inzicht krijgt in de cultuur en communicatie in het team, maar ook in doelen en verantwoordelijkheden. Houd rekening met gevoelens binnen het team. De vertrekkende collega was wellicht geliefd en wordt gemist. Het kan ook zijn dat het nieuwe lid een rol gaat vervullen waar een ander teamlid op had gerekend. Maak zulke dingen bespreekbaar, want onuitgesproken verwachtingen, frustraties en meningen schaden de teamspirit en -prestatie. Bespreek de impact van het nieuwe lid direct bij de start en kom er later op terug.

Sparring partner

De startperiode is voor nieuwkomers een hobbelige en kronkelige weg, met veel vallen en opstaan. Het is voor hen lastig om in die situatie hulp te vragen. Een nieuwkomer kan geïntimideerd zijn door collega’s met meer ervaring en kennis of wil collega’s niet storen in hun drukke baan. Voorkom dat de nieuwe medewerker de weg kwijtraakt. Dat kan door hem of haar te koppelen aan een buddy. Deze sparring partner kan helpen met praktische zaken, maar is vooral een luisterend oor om indrukken mee te delen. Het liefst informeel, bijvoorbeeld tijdens de lunch. Zo’n buddy helpt om de nieuwe collega snel zijn of haar plek te laten vinden.

Als alles goed gaat, krijgt de nieuwkomer het gevoel dat de rode loper door de organisatie is uitgelegd. En maakt hij of zij een vliegende start ….

NB

Is het inwerken bij jullie goed geregeld? Beantwoord de volgende vragen:

  • Hoeveel dagen duurt het bij ons voordat een nieuwe medewerker van alle faciliteiten voorzien is? Hoeveel productieve werkuren lopen we hierdoor mis?
  • Spreekt de medewerker in de eerste week met de juiste mensen? In de juiste volgorde?
  • Nemen wij onze nieuwe medewerkers mee in de missie van onze organisatie, wie onze klanten zijn en wat zij belangrijk vinden?
  • Bespreken wij regelmatig de beste manier van werken met het team? Werken we allemaal zo? Kunnen we het uitleggen aan een nieuwkomer?
  • Bespreken we de impact van de nieuwe collega op het team? Wordt er geleerd van de ervaring van de nieuwe collega?
  • Wordt een nieuwe collega goed begeleid? Heeft hij (naast teamleider) iemand om op terug te vallen?

 

iPM partners helpt u graag bij maken van een inwerkprogramma...

Gerelateerde blogs

Voor vitaal blijven bestaat niet één succesrecept

Robert Bukkems, 15-10-2019

Om vitaal te blijven moet je een balans vinden in beweging, ontspanning en voeding. Dat is een individuele kwestie, maar het helpt als we er met zijn allen mee aan de slag gaan aan de hand van een vitaliteitsprogramma, dachten de partners van iPM Partners.

Lees verder

Teams leiden: van improviseren naar regisseren

Rose-Marie Manders, 13-05-2019

Leiderschap is evenwichtskunst. Je moet mensen ondersteunen maar ze ook dingen zelf laten doen. Elke leider moet dit in de praktijk leren, zo ook Bert Geelen van Summa. ‘Ik heb meer plezier in mijn werk nu ik meer aan anderen overlaat.’

Lees verder