Blog & Updates

Hoe digitale teamborden zorgen voor teamflow

Mark Wilde

Auteur: Mark Wilde
31-08-2020

In de vakantie konden we terugkijken op een bijzonder onderwijsjaar welke we samen met succes afsloten. Een seizoen met uitdagingen, waarin de onderwijssector heeft aangetoond uitermate flexibel te kunnen omgaan met de ontstane situatie en het belang van de student – het onderwijs moest immers doorgaan – altijd vooropstelt. Hoewel het geen doel op zich was, bleek het digitale teambord een welkom instrument om ook op afstand de "flow" erin te houden.

Kwaliteitszorg en - cultuur

Samen met onze gewaardeerde partner UPD, waren we bij de Leijgraaf reeds gestart met het FLOW-traject, waarin onderwijsteams en managementlagen zich inzetten om de kwaliteitszorg en -cultuur binnen de Leijgraaf naar een hoger niveau te tillen. De Leijgraaf is de afgelopen periode gegroeid tot een lerende organisatie, onder andere door het versterken van resultaatverantwoordelijkheid, het ontwikkelen van een gemeenschappelijke taal en door de mindset dat het elke dag een beetje beter kan. Dit is zo succesvol gebleken dat ook de ondersteunende diensten na de zomer onderdeel zullen worden van dit traject.

Persoonlijke aanpak met een gemeenschappelijke deler

Door maatwerk per team te leveren, wordt daadwerkelijk per team de kwaliteitszorg en – cultuur naar een hoger niveau getild. Om te analyseren waar de behoefte per team ligt, is gebruik gemaakt van de teamscan "Team in Beeld"; hiermee wordt gemeten wat al goed gaat en het team bepaalt zelf op welke vlakken zij willen verbeteren. Op basis van de uitkomsten wordt een teamgericht actieplan opgesteld; er wordt zowel aandacht besteed aan hard (structuur, processen, teamplannen) als hart (samenwerking, eigenaarschap, leren van elkaar).

Hoewel ieder team hierdoor een andere aanvliegroute kende, werd wel voor ieder team een teambord ingericht om grip te houden op het behalen van de doelstellingen. Er wordt getoond wat er in het dagelijks werk goed gaat en waar verbeterpunten liggen. Zo geeft het team samen antwoord op de vragen 'zijn we klaar voor volgende week?', 'zijn we klaar voor de komende periode?', 'wat dient er nog geregeld te worden?' en 'hoe gaan we dat samen doen?'. Door de COVID-19-periode kwam – vaker dan daarvoor – de vraag of dit niet ook digitaal kon. Natuurlijk kan dat! In het geval van de Leijgraaf is een teambord ingericht in MS Teams; het Teams-bord. De elementen om een goed prestatiegesprek te voeren komen hierin terug, onder andere een check-in en check-out, succesverhalen, prestaties van de afgelopen periode en verbeteracties.

Het voordeel van een digitaal teambord

Voor de ene persoon was de overgang lastiger dan voor de ander, maar door onderlinge coaching pikte eenieder de mogelijkheden van digitaal snel op. Het voordeel van digitaal ligt met name in de integratie van documenten en daarmee de informatieverzameling; alles staat bij elkaar en documenten die nu worden gebruikt, kunnen ook op afstand worden gebruikt. De inrichting van het bord biedt een structuur die de agenda van het overleg volgt, waardoor de teamoverleggen efficiënter en effectiever verlopen; het is duidelijk wat wordt besproken en daardoor wordt meer uit het overleg gehaald. Een goede inrichting heeft ertoe geleid dat de basis op orde is, waardoor meer tijd overbleef om, afhankelijk van de situatie, te kijken naar handige toevoegingen. Zo is voor een aantal teams ook de jaarkalender opgenomen en worden signalen afgegeven als het tijd is om hierop actie te ondernemen.

Hoewel de vraag al langer werd gesteld, heeft het op afstand werken als vliegwiel gewerkt. Doordat het teambord digitaal is, kan het ook in een hybride omgeving worden ingezet en volgt de prestatiedialoog zowel fysiek als online dezelfde agenda. Zo is in beide gevallen helder welk proces wordt doorlopen. Dit heeft bijvoorbeeld ook voordelen voor nieuwkomers en collega’s die zijn overgestapt vanuit een ander team. Al met al zien wij een mooie toekomst voor het digitale teambord en zullen we dit – in het nieuwe normaal – vaker gaan tegenkomen.

Dank gaat uit naar alle betrokkenen en wij zijn trots op de medewerkers van de Leijgraaf, die hun vakantie dik en dik hebben verdiend. We zien jullie graag terug in het nieuwe schooljaar!

Naast de Leijgraaf profiteren onder andere ook Summa College, Gilde Opleidingen en Helicon dagelijks van de mogelijkheden die (digitale) teamborden bieden. Het is een duurzame oplossing, die bijdraagt aan de borging van de samenwerking en het vergroten van eigenaarschap in uw organisatie. En dat merken de studenten ook!

“Ik verbaas me iedere teambord-bijeenkomst over de hoeveelheid informatie die er kort en bondig passeert. Ook zie ik de samenwerking in het team, eigenaarschap en verantwoordelijkheid toenemen. Het resultaat overtreft mijn verwachtingen.” Nettie Rooijmans, teamleider Verpleegkunde Summa College
 “Onderwijs is voor mij: werken aan een ondernemende toekomst. Daarvoor moet  je zelf gemotiveerd zijn. Onze docenten stimuleren die zelfstandigheid, bijvoorbeeld tijdens een integrale online opdracht. Ze staan klaar om ons te helpen, maar wij moeten het wel zelf doen. Van een docent verwacht ik dat hij of zij net zo zelfverzekerd en gemotiveerd is als ik zelf ben. Ook vind ik het belangrijk dat het team op één lijn zit. Dan is duidelijker wat ze van ons verwachten. Docenten die onderling de zaken goed regelen, geven het goede voorbeeld. Als zij zelf niet gemotiveerd zijn en goed samenwerken, kunnen ze dat ook niet van ons verwachten. Met een goede werksfeer krijg je een goede leersfeer.” Rens Borgers, student Retail Summa