Blog 3: De 4 stappen naar het stellen van de juiste doelen van uw organisatie?

Doelen stellen. Doen we dat niet allemaal? In ons privéleven en op het werk. Maar hoe bepaalt u voor uw organisatie de juiste doelen? Is überhaupt bekend hoeveel doelstellingen uw organisatie heeft? Onze ervaring leert dat veel organisaties het exacte aantal niet kunnen noemen. Het zijn er te veel. Nadat het managementteam of directie de doelen op het hoogste niveau heeft vastgesteld is het de beurt aan de afdelingen. Iedere afdeling leidt haar doelstellingen af van deze organisatiedoelstellingen en al snel zit u met tientallen doelstellingen. Wat zou het mooi zijn als u focus in uw organisatie kunt creëren door het aantal doelstellingen tot een handvol te beperken. Het goede nieuws is: dat kan!

Doelen: wat zijn dat eigenlijk? Het zijn stukjes tekst over dingen die u persoonlijk of zakelijk wilt bereiken. Voorbeelden hiervan zijn gezond leven, CO2-uitstoot verminderen, rendement halen of Europees voetbalkampioen worden. Doelen stellen doet u vooraf. U weet pas achteraf of u ze gerealiseerd heeft. Zelfs in de laatste minuut kan een voorsprong in de voetbalfinale worden verspeeld. Meten of u doelen realiseert doet u met KPI’s. In tegenstelling tot wat vaak gezegd wordt zijn doelen op zich dus niet SMART (specifiek, meetbaar, actiegericht of acceptabel, realistisch en tijdgebonden). U heeft KPI’s en streefwaarden nodig om het echt SMART te krijgen. Bij iPM noemen we KPI’s op doelen resultaat-KPI’s. Ze meten het resultaat (vaak achteraf). Tijdens de wedstrijd kunt u er niet op sturen (tenminste niet proactief), maar u kunt er wel van leren en zo bepalen of u succesvol bent of niet in het realiseren van uw doelen.

Ultieme doel

Vaak worden doelen binnen organisaties verward met acties. Zo stond in een recent gepubliceerd meerjarenplan ‘’de organisatie stelt zich voorts ten doel een dashboard te introduceren waarmee de voortgang van het meerjarenbeleidsplan kan worden gemonitord’’. Dit is geen doel, maar een actie. Een doel is wat u wilt bereiken. Een doel is niet wat u gaat doen.

1. Bepaal uw ultieme doel Start met het bepalen van uw ultieme doel. Het ultieme doel zit dicht tegen uw bestaansrecht of missie aan. Meet uw ultieme doel met KPI’s die uw maatschappelijke bijdrage meten. Voor profit-organisaties geldt daarbij dat continuïteit gewaarborgd moet zijn. Dit resulteert in een tweede KPI, zoals rendement.
   
2. Stel de doelen die behoren bij uw groeistrategie Voor het bepalen van de doelen die behoren bij uw groeistrategie verschillen de vraagstellingen per organisatie. We maken daarbij onderscheid tussen organisaties zonder winstoogmerk en organisaties met een winstoogmerk. Voor een organisatie zonder winstoogmerk is de volgende stap een stakeholderanalyse. Wie zijn de stakeholders (aan de output kant van de organisatie), wat verwachten zij van uw organisatie, kunt u dat samenvatten in doelstellingen per stakeholder of stakeholdergroep en daaraan een resultaat-KPI koppelen? Een voorbeeld: Stel een charitatieve instelling onderkent dat een groep vrijwilligers die geld ophalen voor de instelling een belangrijke stakeholdergroep is. Deze vrijwilligers doen dat omdat ze een warm hart hebben voor het ultieme doel van de instelling en is reeds afgedekt in het ultieme doel. Aanvullend zullen zij verwachtingen hebben die te maken hebben met het juist besteden van de middelen die zij werven voor de instelling. Daar formuleert u uw extra doelstelling op met bijvoorbeeld als resultaat-KPI: % Euro’s goed besteed. Door dit per stakeholdergroep te doorlopen, ontvouwt zich een schema met doelstellingen en resultaat-KPI’s waarin per stakeholder en alle stakeholders tezamen duidelijk is wat de charitatieve instelling wil bereiken. Voor een organisaties met een winstoogmerk werkt de groeistrategie op een andere wijze. Dan zijn de productmarktcombinaties (PMC) het focuspunt? In welke PMC’s bent u actief, waar wilt u groeien en waar wilt u uw aandeel behouden? Hierop formuleert u uw doelstellingen. Resultaat-KPI’s die groei meten zijn vaak omzet of marktaandeel.
   
3. Stel de doelen die aansluiten bij de klantwaarden Groeien kan natuurlijk op verschillende manieren, maar voor de meeste organisaties zijn klanten dan de belangrijkste bron. Maar waarom koopt die klant bij u? Wat zijn uw onderscheidende waarden of merkbeloftes? Welk bewijs kunt u daarvoor leveren? Noem de aspecten die u onderscheid ten opzichte van de concurrent. Onderscheid ook hier verschillende type klanten, bijvoorbeeld voor een A-merk leverancier, de retailer en de consument. Hoe kunt u het beste meten of u aan uw merkbeloftes voldoet? De klant vragen natuurlijk. Klanttevredenheid of NPS zijn dus goede resultaat-KPI’s op dit type doelstellingen. Let echter wel op: klanttevredenheid en NPS zijn perceptie. Meet dus ook klantloyaliteit. Dit is pas het échte gedrag van uw klanten!
   
4. Stel de doelen voor uw productiviteitsstrategie Als tegenhanger van de groeistrategie kijkt u ook naar de productiviteitsstrategie. Groeien kan immers niet tegen iedere prijs. Deze wordt bepaald door de typologie achter uw bedrijfsmodel. Het maakt uit of u een groothandel, dienstverlener of producent van producten bent. Iedere typologie heeft zijn eigen uitdagingen, productiviteitsdoelen en resultaat-KPI’s, kenmerkend voor de typologie.

Onze ervaring is dat bij het volgen van bovenstaande stappen, als onderdeel van de iPM-methode, een simpel visueel plaatje ontstaat waarin de doelen (beperkt tot 4 gebieden) met circa 6 tot 8 resultaat-KPI’s kunnen worden opgetekend. De hele organisatie werkt toe naar deze doelen en resultaat-KPI’s. Dat geeft focus.

Het is nu duidelijk wat de organisatie wil bereiken. Ga deze doelen dus niet cascaderen! Dat vertroebelt het beeld alleen maar. Beter is om nu de vertaalslag op een andere manier te maken naar de operatie en strategische projecten. Of zoals dat vaak mooi wordt gezegd: werken in en werken aan de winkel. Maak deze vertaalslag naar uw winkel niet via het organogram. Het organogram levert geen prestaties. Dat doen afdelingen die samenwerken in de keten om producten of diensten goed en op tijd bij de klant te krijgen. Vertaal deze doelen en resultaat-KPI’s dus naar uw klantketens. Hoe dat werkt leest u in ons volgende blog.

De iPM implementatieaanpak

Graag nemen we u de komende weken mee in de vragen en veranderingen die wij tegenkomen in de praktijk tijdens de implementatie van iPM bij onze klanten. Vragen over de opzet en inrichting van iPM, maar ook over de beste implementatieaanpak. Aan de orde komen:

De iPM introductie

1. Van Planning & Control naar iPM
2. Klaar voor de start
3. Stellen van de juiste doelen
4. Welke klantketens heeft mijn organisatie
5. Rolverdeling: hiërarchie versus de keten
6. Tactiek van de keten in beeld
7. Customer-journey versus klantketens
8. Hoe bepaalt u de juiste KPI’s
9. In 10 dagen uw KPI’s op orde
10. Overlegstructuur in iPM organisatie
11. Effectieve prestatiedialoog en het nut van BRV
12. Ontwikkeling van leiders en teamontwikkeling
13. Aanmoediging als stijl om meer uit teams te halen
14. iPM in complexe organisaties
15. Tips voor implementatie

Nieuwsgierig? Kom met ons in contact!

We schetsen wat we vaak zien in de traditioneel gestuurde organisatie en geven aan hoe dat eruitziet wanneer u iPM toepast. Meer weten over gezond performance management? Wij larderen dat met situaties en voorbeelden die we in de praktijk aantreffen. Kom met ons in contact en wij helpen uw organisatie verder!