Blog 11: Eindelijk: 50% minder overlegtijd met 100% meer opbrengst

Uit onderzoek van Sharp uit 2018 blijkt dat Nederlanders iedere maand ca. 30 uren in vergaderingen zitten. Kosten per jaar: € 6.500 voor iedere medewerker (o.b.v. modaal-salaris). Bovendien vinden medewerkers het overleg saai en leiden ze vaak niet tot een duidelijke uitkomst of resultaat.

Ik zou u een paar vragen willen stellen over vergaderingen!

1. Zijn ze efficiënt?
2. Zijn ze plezierig?
3. Wat leveren ze op?
4. Wat kosten ze?

We hebben allemaal onze ervaringen met vergaderingen en overleggen en die zijn inderdaad niet altijd positief. Dat moet dus anders en met onze iPM-methode doen we dat ook anders. Inmiddels al meer dan 15 jaren. Onze ervaringen leren ons dat overleggen zeer relevant en kort van lengte kunnen zijn. Zorg er dan wel voor dat het overleg wordt omgezet naar een prestatiedialoog. Een dialoog waar de prestaties centraal staan, frequent plaatsvindt en to-the-point is. Het samen afstemmen of klanten goed geholpen worden, prestaties worden behaald en er creatieve ideeën zijn voor verbetering, zijn een inspiratie- en leermoment voor het team én het individu. Het vraagt wel een juiste inrichting en uitvoering. Dat is waarom we pleiten voor een prestatiedialoog op de 3 niveaus (zoals in het vorige blog uiteengezet), waarbij ze allemaal via linking-pins op mensen en data in verbinding staan.

Prestatiedialogen worden dan leuk en dynamisch. Door toepassing van aanmoedigende principes worden teams enthousiast om zich elke keer opnieuw te verbeteren. Dit is op zowel de kwaliteit van de samenwerking als op de prestatie zelf.

Daarbij zijn de volgende zaken van belang:

1. Alle prestatiedialogen zijn verbonden door data en mensen. Zo werken we uiteindelijk allemaal aan dezelfde doelen.
2. Maak onderscheid tussen ‘’werken aan de winkel’’ en ‘’werken in de winkel’’. Bespreek alleen punten als er iets te melden is.
3. Het team weet welke ‘’relevante vragen / besluiten’’ in dit overleg gesteld dienen te worden om het leereffect te maximaliseren. Daarbinnen kiest het team voor de aandachtspunten van vandaag, gebaseerd op successen en knelpunten.
4. Een prestatiedialoog is voorbereid. Dat wil zeggen dat data / KPI’s al zijn geanalyseerd, actiepunten bijgewerkt etc. Hierdoor kan de prestatiedialoog in het teken staan van het delen van inzichten en persoonlijk leren.
5. De rolverdeling in het team is helder en alle talenten worden benut.
6. Zorg voor een leiderschapsstijl (aanmoediging) die leren en prestatieverbetering stimuleert.

Teams gaan niet vanzelf vliegen en daarom is een coach essentieel. De focus van deze coach ligt hierbij op de ontwikkeling van het team. Zodra het team laat zien dat het haar gewenste niveau heeft bereikt, kan coaching worden afgebouwd met als minimale basis een periodieke check op het volhouden op de gewenste volwassenheid.  

Doet u dit goed dan levert dit een drastische effectiviteitsverbetering voor u op met minder overlegtijd. Overleggen worden dynamischer met de juiste focus. Onze cloudapplicatie APPeL houdt het overzicht over de voortgang van alle prestatiedialogen van directietafel tot werkvloer. Effectief van check-in, prestaties, ideeën, verbeteren tot check-out. Het gevolg? 50% Minder overlegtijd met dubbele output. In een organisatie van 100 medewerkers bespaart u aan overlegtijd al zo’n € 325.000. Dit naast betere prestaties voor de organisatie en haar klanten.

De iPM implementatieaanpak

Nu de iPM structuur staat komt het steeds meer neer op het stimuleren en ontwikkelen van het juiste gedrag. Het volgende blog gaat daarom over het belang van de ontwikkeling van leiders en teams.

De iPM introductie

1. Van Planning & Control naar iPM
2. Klaar voor de start
3. Stellen van de juiste doelen
4. Welke klantketens heeft mijn organisatie
5. Rolverdeling: hiërarchie versus de keten
6. Tactiek van de keten in beeld
7. Customer-journey versus klantketens
8. Hoe bepaalt u de juiste KPI’s
9. In 10 dagen uw KPI’s op orde
10. Overlegstructuur in iPM organisatie
11. Effectieve prestatiedialoog en het nut van BRV
12. Ontwikkeling van leiders en teamontwikkeling
13. Aanmoediging als stijl om meer uit teams te halen
14. iPM in complexe organisaties
15. Tips voor implementatie

Nieuwsgierig? Kom met ons in contact!

We schetsen wat we vaak zien in de traditioneel gestuurde organisatie en geven aan hoe dat eruitziet wanneer u iPM toepast. Meer weten over gezond performance management? Wij larderen dat met situaties en voorbeelden die we in de praktijk aantreffen. Kom met ons in contact en wij helpen uw organisatie verder!