Blog 10: Stuurt u ook op 3 niveaus?

Deze week was voor de eerste keer het ketenoverleg gepland. Nieuw sinds de invoering van iPM. Met veel enthousiasme was naar deze start uitgekeken. Maandagochtend 8.30 uur was de eerste sessie. Bij de kennismaking werd de noodzaak al snel duidelijk. Alle schakels waren vertegenwoordigd en tijdens het eerste rondje zei de binnendienstmedewerker tegen de planner: ‘Jij doet toch de planning hé? Ik werk hier ook al 2 jaren en ik ken je van de mail’.

Kunt u het voorstellen bij het voetbal dat de spits tegen de linksbuiten zegt: ‘’Ik ken je van TV. Schiet die bal maar voor en ik kijk wel of ik hier iets mee kan’’? En toch gebeurt dit in organisaties wel. Schakels in ketens die samen de prestatie moeten waarmaken zijn niet automatisch samen in gesprek. Met de inrichting van iPM is het dan ook van essentieel belang dat de opzet van de meetingsstructuur / besturing hierop wordt aangepast. Succesvol samenwerken in klantketens doe je immers door samen te evalueren en leren van prestaties, om van daaruit de tactiek en/of samenwerking continu beter te maken.

De inrichting van de besturing is dan ook afgeleid van onderstaande figuur.

De hiërarchie wordt onderschikt aan de keten. Hierbij zijn, onder andere, de volgende zaken relevant:

• Een ketenoverleg wordt toegevoegd aan de meetingstructuur. De meeste organisaties hebben een meetingstructuur die is afgeleid van de organisatiestructuur en is opgebouwd uit 2 niveaus: afdelingsoverleggen en managementteamvergaderingen. In een iPM gestuurde komt daar het ketenoverleg tussen te staan.
• Alle schakels in de keten zijn vertegenwoordigd in een ketengesprek. Hierin staat de klantwaarde en interne waarde centraal en wordt samen gekeken op welke wijze de samenwerking en prestaties kunnen worden verbeterd.
• Alle meetings, die we meestal prestatiedialogen noemen, zijn verbonden. Dus geen losse meetings in MS Teams, maar écht verbonden doordat (1) de KPI-structuur door zijn oorzaak- gevolgrelaties deze samenhang afdwingt en (2) deelnemers op ieder niveau via een linking pin principe zijn verbonden.
• De frequentie van de prestatiedialogen hangt af van het ritme van het proces / keten.  

Prestatiedialogen volgen een bepaalde structuur / agenda, waarbij we niet naar grafieken gaan zitten kijken maar het team samenwerkt rondom business relevante vragen. In de volgende blog leggen we uit hoe dat werkt. Binnen iPM kunnen we de voortgang van deze prestatiedialogen volgen in APPeL. Ook als je geen deelnemer bent weet je wat er speelt in andere teams, overzie je de prestaties en is helder wat er aan verbeteracties of projecten loopt.

De iPM implementatieaanpak

Graag nemen we u de komende weken mee in de vragen en veranderingen die wij tegenkomen in de praktijk tijdens de implementatie Meer leren over hoe je stuurt op KPI’s binnen verschillende organisatieniveaus? Lees het in onze volgende blog.

De iPM introductie

1. Van Planning & Control naar iPM
2. Klaar voor de start
3. Stellen van de juiste doelen
4. Welke klantketens heeft mijn organisatie
5. Rolverdeling: hiërarchie versus de keten
6. Tactiek van de keten in beeld
7. Customer-journey versus klantketens
8. Hoe bepaalt u de juiste KPI’s
9. In 10 dagen uw KPI’s op orde
10. Overlegstructuur in iPM organisatie
11. Effectieve prestatiedialoog en het nut van BRV
12. Ontwikkeling van leiders en teamontwikkeling
13. Aanmoediging als stijl om meer uit teams te halen
14. iPM in complexe organisaties
15. Tips voor implementatie

Nieuwsgierig? Kom met ons in contact!

We schetsen wat we vaak zien in de traditioneel gestuurde organisatie en geven aan hoe dat eruitziet wanneer u iPM toepast. Meer weten over gezond performance management? Wij larderen dat met situaties en voorbeelden die we in de praktijk aantreffen. Kom met ons in contact en wij helpen uw organisatie verder!