Hoe digitale teamborden zorgen voor Teamkracht

We kijken terug op een bijzonder onderwijsjaar. Een seizoen met uitdagingen, dat we samen met succes hebben afgesloten. De onderwijssector heeft aangetoond uitermate flexibel te kunnen omgaan met de ontstane situatie – het onderwijs moest immers doorgaan – en het belang van de student altijd voorop te stellen. Het digitale teambord bleek een zeer geschikt instrument om ook op afstand de ‘flow’ erin te houden, ook al was dit geen doel op zich. Lees snel verder hoe deze nieuwe manier van werken voor meer teamkracht zorgt in het onderwijs.

Digitaal in het onderwijs: yes we can!

Door COVID-19 komt de vraag ‘Kan dit niet digitaal?’ veel vaker voor. Het antwoord daarop is: natuurlijk kan dat! iPM partners heeft onder andere ROC De Leijgraaf hierbij geassisteerd. Daar zijn we gestart met het FLOW-traject, samen met onze gewaardeerde partner UPD. Hierbij zetten onderwijsteams en managementlagen zich in om de kwaliteitszorg en -cultuur binnen De Leijgraaf naar een hoger niveau te tillen. De Leijgraaf is de afgelopen periode gegroeid tot een lerende organisatie. Dit komt onder andere door het versterken van resultaatverantwoordelijkheid, het ontwikkelen van een gemeenschappelijke taal en door de mindset dat het elke dag een beetje beter wordt. Dit is zo succesvol gebleken dat ook de ondersteunende diensten inmiddels gestart zijn met dit traject.

Digitaal met teamborden

Uiteraard speelt het digitale teambord in dit traject ook een belangrijke rol. Bij De Leijgraaf is een teambord ingericht in MS Teams: het Teams-bord. De elementen om een goed prestatiegesprek te voeren komen hierin terug. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een check-in en check-out, succesverhalen, prestaties van de afgelopen periode en verbeteracties.

Persoonlijke aanpak met een gemeenschappelijke deler

Door maatwerk per team te leveren, wordt de kwaliteitszorg en –cultuur daadwerkelijk naar een hoger niveau getild. Dit is erg gunstig voor zowel de student als de organisatie. Om te analyseren waar per team de behoefte aan ontwikkeling ligt, is gebruik gemaakt van de teamscan “Team in Beeld”. Hiermee wordt gemeten wat al goed gaat en op welke thema’s het team wil verbeteren. Op basis van de uitkomsten wordt een teamgericht actieplan opgesteld. Op deze manier wordt er zowel aandacht besteed aan hard (structuur, processen, teamplannen) als hart (samenwerking, eigenaarschap, leren van elkaar en teamkracht).

Samen de doelstellingen behalen

Hoewel ieder team een andere aanvliegroute gebruikt, wordt wel voor ieder team een teambord ingericht. Zo blijft ieder grip houden op het behalen van de doelstellingen. Op het teambord wordt getoond wat in het dagelijks werk goed gaat en waar verbeterpunten liggen. Het team geeft samen antwoord op simpele vragen, die in de praktijk toch vaak worden vergeten:

• Zijn we klaar voor volgende week?
• Zijn we klaar voor de komende periode?
• Wat dient er nog geregeld te worden?
• Hoe gaan we dat samen doen?

De voordelen van een digitaal teambord

De overgang naar digitaal is lastiger voor de ene persoon dan voor de ander. Door onderlinge coaching pikt eenieder de mogelijkheden van digitaal samenwerken echter snel op. Het voordeel van digitaal ligt met name in de integratie van documenten, en daarmee de informatieverzameling.

• Alle informatie staat bij elkaar en documenten die nu worden gebruikt, zijn ook op afstand te gebruiken.
• De inrichting van het bord biedt een structuur die de agenda van het overleg volgt, waardoor teamoverleggen efficiënter en effectiever verlopen. Het is duidelijk wat wordt besproken en daardoor wordt meer uit het overleg gehaald.
• Een goede inrichting leidt ertoe dat de basis op orde is, waardoor meer tijd overblijft om te kijken naar handige toevoegingen, afhankelijk van de situatie.
  • Zo is het mogelijk om ook de jaarkalender op te nemen en worden er signalen afgegeven wanneer het tijd is om hierop actie te ondernemen.

Gunstig voor het hele team

Doordat het teambord digitaal is, kan het ook in een hybride omgeving worden ingezet en volgt de prestatiedialoog zowel fysiek als online in dezelfde agenda. Zo is in beide gevallen helder welk proces wordt doorlopen. Dat voor alle teams met het digitale teambord is ingericht heeft ook voordelen voor nieuwkomers en collega’s die zijn overgestapt vanuit een ander team. Al met al zien wij een mooie toekomst voor het digitale teambord en zullen we dit – in het nieuwe normaal – vaker gaan tegenkomen.

Succesverhalen van het digitale teambord

Naast De Leijgraaf profiteren onder andere ook Summa College, Gilde Opleidingen en Helicon dagelijks van de mogelijkheden die de (digitale) teamborden bieden. Het is een duurzame oplossing, die bijdraagt aan de borging van de samenwerking en het vergroten van eigenaarschap in uw organisatie. En dat merken de studenten ook!

Wilt u ook teamkracht voor uw organisatie?

Bent u benieuwd of uw onderwijsorganisatie effectiever kan werken met de hulp van iPM Partners? Kom met ons in contact of boek een inspiratiesessie. Samen werken we naar een samenwerkende cultuur met oog voor de studenten!