Categorie: Blog

Ook in 2022 mochten wij mooie organisaties begeleiden in het bereiken van hun ambities en dromen. Eén van de organisaties die we al sinds hun oprichting in 2009 ondersteunen is Asian Kidz Support (AKS). Deze stichting heeft als doel in Nederland fondsen te werven voor financiering en ondersteuning van (kleinschalige) projecten die de opvang en levensverbetering van kansarme kinderen in Azië ten goede komen.

We dragen Asian Kidz Support al jaren een warm hart toe. De mensen achter de stichting kennen we persoonlijk en we zien welke tijd en moeite zij stoppen in AKS om het tot een succes te brengen. Hierbij wordt veel ingezet op onderwijs. Dit is ook een van de raakvlakken die we hebben met deze stichting. iPM Partners heeft passie voor het onderwijs. Al ruim 15 jaar mogen wij met onze onderwijsklanten samenwerken. Voor hun studenten telt maar één ding: een solide basis leggen voor een goede toekomst. Het passievol vervullen van die droom geeft het werk in het onderwijs betekenis en maakt het mooi. Wij vinden het belangrijk ook een bijdrage te kunnen leveren op plekken waar onderwijs niet voor iedereen toegankelijk is.

Reden voor ons om in 2021 met de oprichters van Asian Kidz Support samen te komen om te bekijken hoe we hen verder kunnen ondersteunen in hun missie. Samen hebben we besloten dat we vanaf januari 2022 een groep jonge meisjes in Vietnam begeleiden gedurende hun gehele vervolgopleiding, tot aan diplomering. Daarin zorgen wij niet alleen voor de juiste middelen, maar denken wij ook mee in de interventies die deze meisjes helpen hun diploma ook écht te kunnen laten halen.

We zijn trots te kunnen vermelden dat de studentes allen geslaagd zijn voor hun high school eindexamens en inmiddels zijn gestart met hun vervolgopleiding. Ze zijn allen erg gedreven en gelukkig met de kans die ze krijgen. De komende jaren blijven wij deze studentes verder helpen met deze studiebeurs, tot zij geslaagd zijn voor de door hen gekozen vervolgopleiding. Om deze meisjes zo goed mogelijk te ondersteunen, hebben we daarom opnieuw besloten de kerstdonatie, die u gewend was van ons te krijgen, hiervoor in te zetten. We waarderen onze relatie met u enorm en zijn dan ook van mening dat u zo ook meedoet in dit mooie initiatief. We wensen u fijne dagen en een mooi en gezond 2023!

Voor meer informatie over Asian Kidz Support: https://asiankidzsupport.nl

Nog meer helpen?

Wilt u als organisatie of professional ook zorgdragen, voor de opvang en levensverbetering van kansarme kinderen, geef dan nu uw steun door een bedrag over te maken op:

IBAN: NL33INGB0005195037
t.n.v. stichting Asian Kidz Support te Asten

Onder vermelding van: actie iPM Partners

De laatste 14 blogs hebben we u meegenomen in de wereld van iPM ofwel KPI’s die wel werken. Een prestatiemanagementmethode waarbij de klant centraal staat. Niet alleen op de website, maar ook in de besturing van de organisatie.

De hiërarchie gedicteerd door het organogram wordt ondergeschikt aan klantketens. Een methode die verzuiling binnen organisaties tegengaat en samenwerking tussen afdelingen stimuleert. Én een methode waarin we een KPI-structuur bouwen die mensen en data verbindt aan de ambities van de organisatie. Voor de borging worden hierin waarderende en aanmoedigende prestatiedialogen ingericht, waarbij medewerkers elkaar treffen om het iedere dag beter te doen dan de dag ervoor. Uw opbrengst: merkbare betere uitkomsten voor uw organisatie, uw medewerkers én uw klanten. En als extra bonus wordt de vergadertijd gehalveerd.

Organisaties worstelen met KPI’s. Dat zien wij iedere dag. KPI’s zijn te financieel van aard, kijken teveel in de achteruitkijkspiegel en zijn te intern gericht. KPI’s landen onvoldoende op de werkvloer, zijn voor medewerkers betekenisloos en missen de essentie. Dat kan anders. Door de principes van onze iPM methode te omarmen, worden de vijf valkuilen vermeden, die in het boek KPI’s die wél werken staan beschreven.

De drie stappen voor een juiste KPI-structuur

In 3 stappen kunt u voor uw organisatie met een stukje begeleiding een klantgerichte en toekomstbestendige KPI-structuur bouwen. We loodsen u in enkele weken door onderstaande stappen, zodat u:

1. uw klantketens kent;
2. weet op welke KPI’s u moet sturen;
3. klantgerichte prestatiedialogen krijgt met minder vergadertijd.

Na deze stappen is de ketensamenwerking binnen uw organisatie gestart. Daarna ontwikkelt uw organisatie zich verder tot een klantgerichte data-gedreven organisatie. Hierbij staat de klant centraal in de wijze waarop uw medewerkers en afdelingen samenwerken. U zult gaan ervaren dat uw klant- én medewerkerstevredenheid zullen stijgen. Heeft u interesse in dit toekomstperspectief voor uw organisatie? Laat dan uw gegevens achter en wij nemen binnen 24 uur contact met u op.

De iPM implementatieaanpak

De afgelopen weken hebben wij u meegenomen in de vragen en veranderingen die wij tegenkomen in de praktijk. Meer leren over hoe u stuurt op KPI’s binnen verschillende organisatieniveaus? Lees het nog eens in onderstaande blogs.

De iPM introductie

1. Van Planning & Control naar iPM
2. Klaar voor de start
3. Stellen van de juiste doelen
4. Welke klantketens heeft mijn organisatie
5. Rolverdeling: hiërarchie versus de keten
6. Tactiek van de keten in beeld
7. Customer-journey versus klantketens
8. Hoe bepaalt u de juiste KPI’s
9. In 10 dagen uw KPI’s op orde
10. Overlegstructuur in iPM organisatie
11. Effectieve prestatiedialoog en het nut van BRV
12. Ontwikkeling van leiders en teamontwikkeling
13. Aanmoediging als stijl om meer uit teams te halen
14. iPM in complexe organisaties
15. Tips voor implementatie

Nieuwsgierig? Kom met ons in contact!

We schetsen wat we vaak zien in de traditioneel gestuurde organisatie en geven aan hoe dat eruitziet wanneer u iPM toepast. Meer weten over gezond performance management? Wij larderen dat met situaties en voorbeelden die we in de praktijk aantreffen. Kom met ons in contact en wij helpen uw organisatie verder!

Ook in 2021 mochten wij mooie organisaties begeleiden in het bereiken van hun ambities en dromen. De praktijk heeft inmiddels bewezen dat de iPM methode succesvol wordt toegepast in alle sectoren, van private tot publieke organisaties. Veel van deze organisaties hebben een maatschappelijke taak op het gebied van onderwijs, zorg, sociaal welzijn, arbeidsparticipatie en wonen.

Dat perspectief belangrijk is voor organisaties en medewerkers is vanzelfsprekend. Dat begint al op het moment dat je geboren wordt. De jeugd heeft de toekomst wordt er ook wel gezegd. Voor iPM Partners betekent dat, dat we niet alleen in ons werk, maar ook in onze maatschappelijke bijdrage daarop willen inzetten. Eén van de organisaties die we al sinds hun oprichting in 2009 ondersteunen is Asian Kidz Support (AKS). Deze stichting heeft als doel in Nederland fondsen te werven voor financiering en ondersteuning van (kleinschalige) projecten die de opvang en levensverbetering van kansarme kinderen in Azië ten goede komen. De mensen achter de stichting kennen we persoonlijk en we zien welke privé-tijd zij stoppen in AKS om het tot een succes te brengen. Hierbij wordt veel ingezet op onderwijs.

Ook dit jaar ontvingen wij een rapportage over de besteding van onze donaties. Een citaat: ‘’ Opeenvolgende uitbraken van COVID-19 in Vietnam hebben de lokale gemeenschappen in de noordelijke bergachtige provincie Dien Bien zwaar getroffen. Begin maart keerden honderden kinderen niet terug naar school vanwege COVID-gerelateerde armoede. 80% van de leerlingen die niet naar de klas terugkeerden zijn meisjes, en tenminste 22% van deze meisjes zijn tijdens de schoolsluitingen getrouwd (kindhuwelijk) of zwanger geworden. Tevens worden meisjes in vrijwel elke leeftijdsgroep vaker tot werk gedwongen dan jongens. De impact van de pandemie is gigantisch, kindhuwelijken en vroegtijdig afbreken van onderwijs spelen een cruciale rol in de kwetsbaarheid van meisjes voor mensenhandel. Onderwijs is de basis om deze cyclus te doorbreken.’’ Verderop in het verslag staat wat kan worden bereikt met gerichte projecten en acties, waarbij het back to school model als aanpak wordt gehanteerd.

Maar wat is nu nodig om deze meisjes op school te houden en te ontwikkelen tot het gewenste niveau? Vraagstukken die wij in Nederland in het onderwijs ook kregen voorgelegd en waar met succes aan gewerkt is, samen met onderwijsinstellingen.

Voor iPM Partners de reden om de komende jaren nog meer in te zetten op projecten uitgevoerd door AKS en ook daadwerkelijk een groep jonge meisjes te begeleiden tot aan diplomering. Daarin zorgen wij niet alleen voor de juiste middelen, maar denken wij ook mee in de interventies die deze meisjes helpen hun diploma ook écht te kunnen laten halen. Om zoveel mogelijk meisjes mee te kunnen laten doen, hebben we daarom besloten de kerstdonatie, die u gewend was van ons te krijgen, hiervoor in te zetten. We waarderen onze relatie met u enorm en zijn dan ook van mening dat u zo ook meedoet in dit mooie initiatief. We wensen u fijne dagen en een gezond 2022.

Voor meer informatie over Asian Kidz Support: https://asiankidzsupport.nl

Nog meer helpen?

Wilt u als organisatie of professional ook zorgdragen, voor de opvang en levensverbetering van kansarme kinderen, geef dan nu uw steun door een bedrag over te maken op:

IBAN: NL33INGB0005195037
t.n.v. stichting Asian Kidz Support te Asten

Onder vermelding van: actie iPM Partners

Na het publiceren van het boek ‘’KPI’s die wel werken’’ hebben wij vele positieve reacties ontvangen van lezers die zich herkennen in de problematiek. Organisaties zijn verzuild en de toegepaste KPI’s versterken de verzuiling nog meer.

Lezers worden enthousiast over het klantketen-denken, maar vragen zich af of de “iPM-methode” ook voor hun organisatie kan worden toegepast.  Het simpele en volmondige antwoord op deze vraag is JA. De iPM-methode werkt ook in uw organisatie!

De praktijk heeft inmiddels bewezen dat de iPM-methode succesvol wordt toegepast in alle sectoren. Van publieke organisaties (onderwijs, zorg, gemeenten, charitatief, cultuur, waterschappen, etc.) tot private organisaties van scale-up tot aan beursgenoteerde multinationals. Of de klant nu een burger, bewoner, patiënt, student, cliënt, klant of consument is, samenwerking in de keten is nodig voor het leveren van de juiste prestaties met de juiste inspanning en kosten. Door de klant ook centraal te stellen in uw besturing (en niet alleen op de website) en uw KPI’s en meetingstructuur daarop aan te passen, wordt de klant beter geholpen, zijn medewerkers blijer en bereikt uw organisatie betere resultaten. Een win – win – win situatie.

De iPM-methode in de publieke sector

Als voorbeeld voor het toepassen van de iPM-methode nemen wij een willekeurige gemeente. Gemeenten leveren producten en diensten aan burgers. Zoals in de vorige blogs aangegeven zijn deze producten en diensten het vertrekpunt voor het benoemen van de klantketens. Voor de inrichting en besturing (inclusief KPI’s) van deze klantketens zijn de verwachtingen van de klanten (in dit geval burgers of andere betrokkenen / stakeholders) en de verwachtingen van de gemeente zelf leidend. Nu is een gemeente een organisatie met veel producten en diensten en wordt het niet praktisch om een keten per product / dienst te ontwerpen. Belangrijk is dan om de klantketens te benoemen op het juiste abstractieniveau (verzameling van producten / diensten). Dus geen onderscheid maken in de besturing tussen ‘’het verstrekken en handhaven van omgevingsvergunningen’’ en andere type vergunningen, maar alle vergunningstypes onderdeel te laten zijn van dezelfde klantketen. Het verbijzonderen omdat de uitvoering iets anders loopt kan altijd nog op een lager abstractieniveau, maar voor de besturing is dat niet nodig.

Zo kunnen ook op het publieke en sociale domein binnen een gemeente een aantal klantketens worden onderkend. Bijvoorbeeld arbeidsparticipatie, waarbij men bijstandsgerechtigden maximaal laat participeren op de arbeidsmarkt. Door op dat gekozen abstractieniveau de juiste KPI’s te zetten, zoals participatiegraad en schadelastbeperking worden alle betrokken ketenpartners (schakels in de keten) in deze klantketen verbonden aan de overkoepelende klantketen-KPI’s. Vandaaruit is eenvoudig vast te stellen wat de bijdrage is van iedere ketenpartner. Hieruit worden KPI’s afgeleid die zij kunnen beïnvloeden om de gezamenlijke klantketen-KPI’s te realiseren. Er ontstaat een mooie KPI-boom waarin alle ketenpartners met de gemeente naar hetzelfde resultaat toe werken. Als we dan de meetingstructuur zo aanpassen dat deze ketenpartners en gemeenten elkaar treffen in een aanmoedigende prestatiedialoog, ontstaat het delen van inzichten en continu leren en beter maken van de samenwerking. Hierbij wordt de samenwerking tussen ‘’juridische entiteiten’’ gestimuleerd. Dit is goed voor de burger, de overheidsgelden en de partijen die een maatschappelijke rol spelen in dit vraagstuk.

De iPM-methode in de private sector

Ook in de private-sector komen we in de praktijk complexe organisatiestructuren tegen waarin organisaties op diverse locaties of zelfs verschillende landen zitten, met verschillende business units, shared service centers en soms zelfs matrix achtige organisatievormen. De organisatie bestaat uit allerlei entiteiten die een rol hebben om de strategie en ambitie van de organisatie te realiseren. De crux is dan om deze governance goed te doorgronden. Ze heeft namelijk grote invloed op inrichting van ketens en waar welke verantwoordelijkheden voor ketensturing komen te liggen.

Het voert te ver om dit onderwerp helemaal uit te pluizen, maar u zou kunnen starten met de volgende startvraag: wie bepaalt de strategie? U zult hier op antwoorden, dat het management dit bepaalt. Dit management zal met grote waarschijnlijkheid ook verantwoordelijkheid hebben voor de opzet van de keteninrichting.

In grote organisaties zijn opzet en uitvoering vaak gesplitst, dat wil zeggen dat hetzelfde werk op meerdere locaties gebeurt. Het is dan van belang om de vraag te stellen of dit moet worden geüniformeerd of niet. Afhankelijk van het antwoord zullen de klantketens hetzelfde of anders worden ingericht en bestuurd en zal resultaat-verantwoordelijkheid anders worden toebedeeld. Deze ‘’oefening’’ is niet complex, maar heeft de juiste vragen nodig om tot een goede inrichting van de iPM-methode en daarmee ketensturing te komen. 

De iPM implementatieaanpak

Graag nemen we u de komende weken mee in de vragen en veranderingen die wij tegenkomen in de praktijk tijdens de implementatie Meer leren over hoe je stuurt op KPI’s binnen verschillende organisatieniveaus? Lees het in onze volgende blog.

De iPM introductie

1. Van Planning & Control naar iPM
2. Klaar voor de start
3. Stellen van de juiste doelen
4. Welke klantketens heeft mijn organisatie
5. Rolverdeling: hiërarchie versus de keten
6. Tactiek van de keten in beeld
7. Customer-journey versus klantketens
8. Hoe bepaalt u de juiste KPI’s
9. In 10 dagen uw KPI’s op orde
10. Overlegstructuur in iPM organisatie
11. Effectieve prestatiedialoog en het nut van BRV
12. Ontwikkeling van leiders en teamontwikkeling
13. Aanmoediging als stijl om meer uit teams te halen
14. iPM in complexe organisaties
15. Tips voor implementatie

Nieuwsgierig? Kom met ons in contact!

We schetsen wat we vaak zien in de traditioneel gestuurde organisatie en geven aan hoe dat eruitziet wanneer u iPM toepast. Meer weten over gezond performance management? Wij larderen dat met situaties en voorbeelden die we in de praktijk aantreffen. Kom met ons in contact en wij helpen uw organisatie verder!

Kedeng, kedeng… KPI-kampioen! 

De NS ligt al jaren onder vuur. Maar met de juiste KPI’s, nieuwe technologie en klantketens kunnen ze hun criticasters definitief de mond snoeren. 

Voor de NS is het lastig lof te oogsten. Het gaat in het nieuws eigenlijk nooit over hun internationaal gezien ontzagwekkende infrastructurele operatie, maar altijd over onbetrouwbare treinen. Als gevolg van incidenten in het verleden is NS bashen een nationale sport geworden. Burgers en politici grijpen elke kans om te klagen met beide handen aan. 

Zitplaatskans

In dit licht moet ook het rumoer rond de zitplaatskans in de Hoge Snelheids Lijn (HSL) worden gezien. De NS heeft de meetmethode van de KPI voor zitplaatskans in de hogesnelheidstreinen veranderd. Ze kijken sinds het jaar 2017 niet langer naar de kans op een zitplaats in de drukste trein, maar naar de gemiddelde kans op een zitplaats in twaalf treinen. Dit wordt gemeten met in- en uitcheckdata. Deze nieuwe KPI haalden ze in 2017, terwijl dat bij de KPI’s van de twee jaren daarvoor niet was gelukt. Voor het niet voldoen aan de eisen in 2015 en 2016 kreeg de NS boetes en bij een derde overtreding dreigt het verlies van de concessie voor de HSL-lijnen.

Omdat de nieuwe KPI vanaf 2017 de NS dus wel erg goed uitkwam, werd deze wijziging door de Telegraaf afgeschilderd als een truc. Daarop volgden Kamervragen. Uit de antwoorden van de verantwoordelijk staatssecretaris Stientje van Veldhoven blijkt echter dat de invoering van de KPI volledig volgens afspraken vooraf met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is. De Tweede Kamer had de NS gevraagd niet langer te werken met tellingen door conducteurs in de drukste trein, maar met digitale data in twaalf treinen. Vanwege de beschikbaarheid van in- en uitcheckdata kon de nieuwe KPI pas in 2017 worden gemeten.

Op de goede weg

Door al het wantrouwen rond de NS sneeuwt onder dat ze eigenlijk best goed bezig zijn. Op basis van de beschikbare informatie kun je tot de conclusie komen dat de organisatie stappen vooruit zet. Ze zetten de reiziger op 1, 2 en 3 in hun strategie en ze denken vanuit klantwaarden: betrouwbaar van deur tot deur, veilig en comfortabel. En, zoals uit de antwoorden op de Kamervragen over de zitplaatskans-KPI blijkt, werken ze met een set KPI’s rond veiligheid, punctualiteit, zitplaatskans, aansluitingen en reisinformatie. Bij het meten daarvan maken ze gebruik van klantoordelen en objectieve gegevens, zoals in- en uitcheckdata; dat laatste is een compliment waard. Met hun strategie, set KPI’s en nieuwe technologie legt NS een veelbelovende basis voor het structureel verbeteren van hun klanttevredenheid. Nu nog doorpakken!

Perverse prikkels

Dé vraag is natuurlijk hoe NS definitief kan afrekenen met de negatieve sentimenten. Belangrijk is dat ze alle klantwaarden vertalen in de juiste set KPI’s. Denk aan indicatoren voor punctualiteit en rituitval (betrouwbaar), voor aantal incidenten en sfeer (veilig) en voor zitplaatskans en schone treinen (comfortabel). Bij de KPI-set komt het erop aan de samenhang te bewaken en rekening te houden met oorzaak- en gevolgrelaties. De NS moet voorkomen dat de focus – bijvoorbeeld door politieke druk – te zeer komt te liggen op één van de KPI’s. Dan kan dit een perverse prikkel worden. Een voorbeeld: door minder treinen te laten rijden, kunnen ze beter presteren op de punctualiteit-KPI. Maar de volle wagons of verslechterde aansluiting die dat tot gevolg heeft maakt reizigers ontevreden. Daar schiet je dus niets mee op. 

Een ander punt van aandacht is de verhouding tussen klantwaarden en interne waarde (efficiënte uitvoering). In de huidige situatie profiteert NS financieel van overvolle treinen. Ook dat is een perverse prikkel. Het zou beter zijn als de pijn van de reiziger ook intern wordt gevoeld. 

Kortingen op basis van data

Als NS een kampioen in klanttevredenheid wil worden, dan moeten ze werkelijk voorop durven lopen in nieuwe technologie. Neem de zitplaatskans. Met in- en uitcheckdata kan de NS meten of er meer reizigers dan zitplaatsen zijn. Ik zou adviseren dat niet te beperken tot een steekproef van twaalf treinen, zoals ze nu doen. Dat is ouderwets. Maak met technologie de zitplaatskans in alle treinen inzichtelijk. Gebruik de data voor voorspellingen in de planningen en om de reiziger te informeren. Ontwikkel een systeem dat visualiseert of een trein nog zitplaatsen biedt en in welke wagon. In het huidige tijdperk van goedkope sensoren en internet of things moet dat niet zo moeilijk zijn. Ik zou me kunnen voorstellen dat de NS de data daarnaast nog gebruikt voor het compenseren van reizigers die niet comfortabel van a naar b gaan. Ze kunnen bijvoorbeeld reizigers compenseren voor een overvolle rit met kortingen ter grootte van het percentage mensen dat noodgedwongen moet staan. Zo maak je extern en intern duidelijk dat je niet wilt verdienen aan overvolle treinen. 

Klantketens

Met de juiste set KPI’s en nieuwe technologie kan de NS veel vorderingen maken, maar het is niet genoeg. Ze moeten er ook in slagen om de organisatie – die vroeger bekendstond als een eilandenrijk – meer tot een eenheid te smeden. Daar werken ze hard aan. Ook in het streven naar betere samenwerking kunnen ze dus een definitieve doorbraak bereiken. Zeker als ze, zoals iPM adviseert, gaan werken met klantketens en aan een aanmoedigingscultuur waarin medewerkers leren doen wat er echt toe doet voor reizigers. Wie weet verandert de NS dan definitief van nationale zondebok in een klantenkampioen. 

We kijken terug op een bijzonder onderwijsjaar. Een seizoen met uitdagingen, dat we samen met succes hebben afgesloten. De onderwijssector heeft aangetoond uitermate flexibel te kunnen omgaan met de ontstane situatie – het onderwijs moest immers doorgaan – en het belang van de student altijd voorop te stellen. Het digitale teambord bleek een zeer geschikt instrument om ook op afstand de ‘flow’ erin te houden, ook al was dit geen doel op zich. Lees snel verder hoe deze nieuwe manier van werken voor meer teamkracht zorgt in het onderwijs.

Digitaal in het onderwijs: yes we can!

Door COVID-19 komt de vraag ‘Kan dit niet digitaal?’ veel vaker voor. Het antwoord daarop is: natuurlijk kan dat! iPM partners heeft onder andere ROC De Leijgraaf hierbij geassisteerd. Daar zijn we gestart met het FLOW-traject, samen met onze gewaardeerde partner UPD. Hierbij zetten onderwijsteams en managementlagen zich in om de kwaliteitszorg en -cultuur binnen De Leijgraaf naar een hoger niveau te tillen. De Leijgraaf is de afgelopen periode gegroeid tot een lerende organisatie. Dit komt onder andere door het versterken van resultaatverantwoordelijkheid, het ontwikkelen van een gemeenschappelijke taal en door de mindset dat het elke dag een beetje beter wordt. Dit is zo succesvol gebleken dat ook de ondersteunende diensten inmiddels gestart zijn met dit traject.

Digitaal met teamborden

Uiteraard speelt het digitale teambord in dit traject ook een belangrijke rol. Bij De Leijgraaf is een teambord ingericht in MS Teams: het Teams-bord. De elementen om een goed prestatiegesprek te voeren komen hierin terug. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een check-in en check-out, succesverhalen, prestaties van de afgelopen periode en verbeteracties.

Persoonlijke aanpak met een gemeenschappelijke deler

Door maatwerk per team te leveren, wordt de kwaliteitszorg en –cultuur daadwerkelijk naar een hoger niveau getild. Dit is erg gunstig voor zowel de student als de organisatie. Om te analyseren waar per team de behoefte aan ontwikkeling ligt, is gebruik gemaakt van de teamscan “Team in Beeld”. Hiermee wordt gemeten wat al goed gaat en op welke thema’s het team wil verbeteren. Op basis van de uitkomsten wordt een teamgericht actieplan opgesteld. Op deze manier wordt er zowel aandacht besteed aan hard (structuur, processen, teamplannen) als hart (samenwerking, eigenaarschap, leren van elkaar en teamkracht).

Samen de doelstellingen behalen

Hoewel ieder team een andere aanvliegroute gebruikt, wordt wel voor ieder team een teambord ingericht. Zo blijft ieder grip houden op het behalen van de doelstellingen. Op het teambord wordt getoond wat in het dagelijks werk goed gaat en waar verbeterpunten liggen. Het team geeft samen antwoord op simpele vragen, die in de praktijk toch vaak worden vergeten:

• Zijn we klaar voor volgende week?
• Zijn we klaar voor de komende periode?
• Wat dient er nog geregeld te worden?
• Hoe gaan we dat samen doen?

De voordelen van een digitaal teambord

De overgang naar digitaal is lastiger voor de ene persoon dan voor de ander. Door onderlinge coaching pikt eenieder de mogelijkheden van digitaal samenwerken echter snel op. Het voordeel van digitaal ligt met name in de integratie van documenten, en daarmee de informatieverzameling.

• Alle informatie staat bij elkaar en documenten die nu worden gebruikt, zijn ook op afstand te gebruiken.
• De inrichting van het bord biedt een structuur die de agenda van het overleg volgt, waardoor teamoverleggen efficiënter en effectiever verlopen. Het is duidelijk wat wordt besproken en daardoor wordt meer uit het overleg gehaald.
• Een goede inrichting leidt ertoe dat de basis op orde is, waardoor meer tijd overblijft om te kijken naar handige toevoegingen, afhankelijk van de situatie.
  • Zo is het mogelijk om ook de jaarkalender op te nemen en worden er signalen afgegeven wanneer het tijd is om hierop actie te ondernemen.

Gunstig voor het hele team

Doordat het teambord digitaal is, kan het ook in een hybride omgeving worden ingezet en volgt de prestatiedialoog zowel fysiek als online in dezelfde agenda. Zo is in beide gevallen helder welk proces wordt doorlopen. Dat voor alle teams met het digitale teambord is ingericht heeft ook voordelen voor nieuwkomers en collega’s die zijn overgestapt vanuit een ander team. Al met al zien wij een mooie toekomst voor het digitale teambord en zullen we dit – in het nieuwe normaal – vaker gaan tegenkomen.

Succesverhalen van het digitale teambord

Naast De Leijgraaf profiteren onder andere ook Summa College, Gilde Opleidingen en Helicon dagelijks van de mogelijkheden die de (digitale) teamborden bieden. Het is een duurzame oplossing, die bijdraagt aan de borging van de samenwerking en het vergroten van eigenaarschap in uw organisatie. En dat merken de studenten ook!

Wilt u ook teamkracht voor uw organisatie?

Bent u benieuwd of uw onderwijsorganisatie effectiever kan werken met de hulp van iPM Partners? Kom met ons in contact of boek een inspiratiesessie. Samen werken we naar een samenwerkende cultuur met oog voor de studenten!

Bij kickboksen denken veel mensen aan testosteron en spierbundels. Toch zijn er steeds meer ‘keurige’ vrouwen, zoals ik, die deze sport ook beoefenen. Kickboksen helpt mij in mijn werk als teamcoach. Hier vertel ik u hoe.

Boksen is meer dan een rechtse directe. Het kan je veel leren, vooral over mentale weerbaarheid. Niet voor niets ontpoppen boksers, zoals de Nederlandse Lucia Rijker, zich later als goeroes in opkomen voor jezelf. 

Dat boksen ook iets voor mij kon zijn, had ik nooit gedacht. Totdat ik een sport zocht om fitter te worden en mijn opgekropte energie kwijt te raken. Zo kwam kickboksen een jaar geleden op mijn pad. Twee keer per week trap en sla ik mij buiten in het zweet. En af en toe spar ik met een trainingsmaatje. 

Lichamelijk voel ik veel verschil: ik ben sterker en fitter dan ooit. Ook geestelijk ben ik gegroeid. Het heeft mij drie dingen gebracht:

1 Ik heb meer zelfvertrouwen

Tijdens het coachen van teams stuit ik op heftige emoties bij de mensen die ik begeleid. Het boksen helpt mij om kalm te blijven observeren en assertief te reageren op wat op mij afkomt. Doordat ik me sterker voel, ben ik beter opgewassen tegen wat er komt. Ik deins niet zo snel meer terug voor boze reacties of heftige emoties. Ik blijf in zulke situaties meer bij mezelf en kan beter contact leggen met de mensen om mij heen.

2 Ik bewaak mijn grenzen beter

Als je een team vooruit wilt helpen, moet je de verantwoordelijkheid bij de teamleden laten. Vroeger trapte ik soms in de valkuil van te veel willen pleasen. Dan ging ik dingen oplossen voor andere mensen of paste ik mij te veel aan wensen van anderen aan. Dat ging soms ten koste van de randvoorwaarden voor effectieve coaching.

Het kickboksen heeft mij geholpen om mijn grenzen beter te kennen en te bewaken. Nadat ik een klap ‘onder de gordel’ kreeg, nam ik geen wraak. En toen ik mij opgefokt voelde tijdens het sparren en voelde dat mijn partner dat ook was, stopte ik voordat dit pijnlijke gevolgen had. Ik geef dus duidelijker mijn grenzen aan en laat mij niet te veel meeslepen in de waan van het moment. 

3 Ik raak mijn spanning sneller kwijt

Een teamcoach krijgt tijdens het werk veel spanningen, weerstand of onrust op zich af. Een gevoelsmens zoals ik neemt dit gemakkelijk mee naar huis. Het boksen is als het ware een resetknop. Alles wat ik in een paar dagen opgeslagen heb, komt los. En ik krijg weer nieuwe energie.

Kickboksen helpt mij om in balans te blijven en op te komen voor wat ik waardevol vind. Maar maak je geen zorgen dat ik nu sneller de confrontatie zoek. Ik ben niet agressiever geworden, eerder rustiger. Ik sta met beide benen stevig op de grond en ben alerter. 

Vroeger deed ik mij krachtig voor, nu voel ik mij krachtig. Dat is een wezenlijk verschil. Ik hoop dat ik anderen kan inspireren om dit ‘in je kracht staan’ ook vaker te voelen.  

Voor vitaal blijven bestaat niet één succesrecept

Om vitaal te blijven moet je een balans vinden in beweging, ontspanning en voeding. Dat is een individuele kwestie, maar het helpt als we er met zijn allen mee aan de slag gaan aan de hand van een vitaliteitsprogramma, dachten de partners van iPM Partners. 

“Hoe vitaler onze mensen bij klanten zitten, hoe beter de kwaliteit van ons werk. Het is dus in het belang van onze organisatie om vitaliteit te stimuleren. Maar ook in het belang van onze medewerkers zelf natuurlijk”, vertelt Robert Bukkems van iPM Partners.

De partners van iPM besloten vorig jaar vol te gaan voor vitaliteit van medewerkers. Ze riepen daarbij de hulp in van Paul van der Weerden en Teun Custers van Natuurlijk Gezond/Kenniscentrum uit Someren. Zij werden uitgenodigd om een programma te ontwikkelen. Bukkems kende hen als motor achter het succesvolle project Natuurlijk Bewegen (waarvan Bukkems ambassadeur is) dat scholieren in beweging zet. “Ik was erg onder de indruk van de combinatie van kennis en praktische adviezen.” 

Merken dat het werkt

Bij het ontwikkelen van het vitaliteitsprogramma voor iPM Partners maakte Paul van der Weerden gebruik van inzichten die hij bij Natuurlijk Bewegen heeft opgedaan. Daarvan heeft hij bijvoorbeeld geleerd dat deelnemers direct het effect moeten merken. “Die beweeglessen werken zo goed omdat scholieren merken dat het bij hen werkt. Zij ervaren bijvoorbeeld hoe je met bewegingen – rollen over de grond – je concentratie kunt verhogen. Neurologisch onderzoek toont aan dat je je focus kunt versterken door je lichaam tien keer links en tien keer rechts te draaien.” 

Een vitaliteitsprogramma voor een bedrijf moet volgens Van der Weerden ook direct aansluiten op de werksituatie. “Een voorbeeld is warming up die ik heb ontwikkeld voor een bouwbedrijf, waarbij medewerkers veel zwaar werk doen. Voor een sportprestatie vindt iedereen opwarmen normaal. Maar op het werk is dat ineens wennen. Terwijl het toch erg verstandig kan zijn. Als je stijf begint aan de dag is de belasting die daarna volgt zwaarder. Voor Van der Weerden stond ook vast dat het programma moest worden toegespitst op het individu. Als je mensen wilt motiveren om hun gedrag te wijzigen moet dit passen bij de persoon.  “Waarom zou je fitness adviseren als iemand daar niets mee heeft?” 

Het vitaliteitsprogramma voor iPM heeft een ‘holistische’ benadering gekregen; alle drie pijlers van vitaliteit – beweging, ontspanning (slaap) en voeding – passeren daarbij de revue. Bukkems: “We willen dat onze collega’s zelf gaan nadenken over wat zij aan vitaliteit kunnen doen. Om ze hierin te stimuleren hebben we hen ook een fitbit-horloge cadeau gedaan. Hiermee kunnen ze waarden meten die iets over je gezondheid zeggen, bijvoorbeeld de lengte van de slaap.” Iedereen moet volgens Bukkems zijn eigen weg vinden. “Voor vitaal blijven bestaat niet één succesrecept.”

Persoonlijke vitaliteitschecks

Het vitaliteitsprogramma van iPM startte met een plenaire bijeenkomst voor alle medewerkers. Al bij deze meeting, kregen medewerkers praktische adviezen mee. Handvat hiervoor vormde de door hen ingevulde antwoorden op een quick-test. Later volgden nog drie workshops over beweging, voeding, spanning & ontspanning. En wie dat wilde, kon daarna nog persoonlijke vitaliteitschecks laten doen door drie verschillende specialisten van Natuurlijk Gezond. 

Een van de iPM-medewerkers die hiermee aan de slag is gegaan, is Mark Wilde. Met een fulltime baan en drie kinderen zit hij in het spitsuur van zijn leven. Wilde zegt dat hij veel heeft gehad aan de adviezen over voeding en de relatie tot concentratie op het werk. Ook heeft hij geleerd hoe hij zich beter kan ontspannen. Hij geeft een voorbeeld: “Ik had de neiging om mij, als ik thuiswerkte, af te sluiten van mijn gezin, maar dat gaf onrust. Ik kreeg het advies om af en toe een pauze in te lassen en die tijd dan bewust aan mijn gezin te besteden. Dat zorgt ervoor dat ik productiever ben als ik weer aan het werk ga.” De vitaliteitschecks met de drie specialisten van Van Weerden werken volgens hem motiverend. “Je ziet heel concreet wat jij kunt verbeteren. Bij mij werd duidelijk dat ik meer moet bewegen. Dat wist ik natuurlijk stiekem wel. Maar hierdoor kan ik er niet meer omheen.”

Ook voor iPM-medewerker Michael Akudaman kwam het vitaliteitsprogramma op een welkom moment. “Ik zat in een drukke periode in mijn leven. Dit kwam onder meer doordat ik een MBA-opleiding volgde en een veeleisende opdracht deed. In al die drukte moest ik prioriteiten stellen. Daardoor viel de sportschool af.” Daarvoor moest Akudaman wel een prijs betalen. De lange dagen met lange autoritten en te weinig beweging eisten hun tol in de vorm van rugklachten. Wat Akudaman in het programma aansprak, is dat hij naar eigen inzicht aan de drie pijlers kan werken. Zijn bijzondere slaapgewoonten – een uur of drie is voor hem voldoende om goed te functioneren – wilde hij niet veranderen. Wel wilde hij weten hoe hij beter kon bewegen en eten. Wat betreft bewegen dacht hij aan lopen. Uit een uitgebreide fysieke test op een loopband kwam dat zijn conditie minder was dan hij dacht. “Ik liep vooral op wilskracht.” Hij kreeg een trainingsschema zonder duurlopen of intervaltrainingen, om te voorkomen dat hij te lang moet herstellen. “Daarnaast kreeg ik tips over uit de auto stappen.” 

Wat betreft voeding kon de timing bij Akudaman beter. “Ik bleek best gezonde dingen te eten, maar op verkeerde momenten. Ik had chips door fruit vervangen, maar at dit ’s avonds. Terwijl je dan beter bouwstoffen dan brandstoffen tot je kunt nemen. Dus nu eet ik ’s avonds kwark en ’s morgens fruit. En in de middag in de auto eet ik noten.” 

Meerwaarde in het werk

Akudaman stelt dat het programma niet alleen bijdraagt aan zijn fysieke en mentale gezondheid maar ook meerwaarde heeft in zijn werk. “De inzichten neem ik mee naar organisaties die ik begeleid. Het helpt bij discussies over een gezond werkklimaat in organisaties. Alles draait om balans. Bij organisaties is het de balans tussen klanttevredenheid, mooi werk en een financieel gezonde organisatie. Bij vitaliteit is het de balans tussen fitheid, ontspanning en voeding. Dat evenwicht heb ik nu weer teruggevonden.”

Naar een koninklijke service in Soestdijk

Dat een klacht van een klant een kans is, kan geen geheim zijn. Zeker in een business waarin het draait om de beleving van gasten, zoals popconcerten. Toch blijkt het altijd weer lastig om niet in de verdediging te schieten. Lees hoe uw organisatie zich hier tegen wapent.

‘Bijzondere zomeravondconcerten op een historische plek waar genieten voorop staat.’ Zo verkoopt de organisator van Royal Park Soestdijk zijn concerten in de tuin van het paleis dat we allemaal kennen. Volgens de website ontvangt ‘het koninklijk erfgoed ons met open armen’. 

De praktijk blijkt net iets minder sprookjesachtig dan voorgespiegeld. Het bezoek aan het Van Morrison-concert begint goed. Mijn gezelschap en ik hebben er veel zin in en ook de weergoden. Bij aankomst leiden parkeerwachten ons netjes naar een grote parkeerweide.

Not amused

Als we uitstappen, zien we echter dat het een behoorlijke tocht is van het parkeerterrein naar de ingang. We vragen aan de parkeerjongen: “Hoe lang is het lopen?” Hij antwoordt: “Vijf  minuten.” Gelukkig, denken we, maar we zijn er niet gerust op. 

Wij vragen nog een keer of hij het zeker weet. Want voor één man in ons gezelschap is wandelen lastig. We overwegen om hem eerst naar de ingang te brengen of een taxi te bellen. “Nee hoor, dat is niet nodig. Het is echt maar vijf minuten wandelen”, verzekert de parkeerjongen ons. Maar – u voelt het al aankomen – niets blijkt minder waar: de tocht duurt meer dan twintig minuten.

Als we uiteindelijk bij de ingangscontrole van kaarten en tassen aankomen, zijn we not amused. Ik besluit de ergernis echter in positieve energie om te zetten. Na het scannen van onze kaarten trek ik de stoute schoenen aan en geef de man van de tassencontrole een tip: “Het zou fijn zijn als jullie collega’s voortaan vertellen dat het van het parkeerterrein geen vijf minuten lopen is, maar zeker twintig minuten.” Ik slaag erin dit heel rustig maar wel redelijk luid te zeggen.

Koude douche

Dan volgt een koude douche. De bliebmevrouw die net mijn kaartje heeft gescand, geeft de tassenman geen kans te antwoorden. Zij roept luid en duidelijk: “Mevrouw, daar kunnen wij echt niets aan doen. Wij zijn van de beveiliging en niet van de organisatie.” Tsja, dat was natuurlijk nogal dom van mij als klant…

Gelukkig blijft de tassenman rustig. Hij vraagt, nadat de bliebmevrouw tot rust is gekomen, of hij mij een tip mag geven. Natuurlijk, heel graag zelfs… Of ik de tip even via de site van Royal Park wil doorgeven, zodat het op de juiste plek terecht komt? Ik bedank hem vriendelijk voor dit advies. Mijn gevoel van irritatie verdwijnt.

Meeveren en oplossingen aandragen

Zo zie je maar, als medewerker van een organisatie heb je bij een klacht de keuze: verdediging of verbetering. In de praktijk neigen de meeste medewerkers naar het eerste. Terwijl het eerst meeveren met de klant om vervolgens mogelijke oplossingen te geven toch echt helpt!

Verbeteren in plaats van verdedigen klinkt eenvoudig, maar zit niet altijd in de Nederlandse aard. Dat kunt u veranderen door bewustwording te creëren bij uw medewerkers. Train ze in oplossingsgericht denken en werken. Schets de meest voorkomende praktijksituaties. En laat ze zelf ervaren hoe ze alle klachten in vier simpele stappen kunnen ombuigen. Dan ondervinden zij hoe goed een op verbetering gerichte houding werkt bij klanten. 

Iedereen die nieuwsgierig is, kan zich die oplossingsgerichte mentaliteit eigen maken.  Als genoeg mensen dit doen is dat goed voor de sfeer en dat merken klanten. Belangrijk is natuurlijk wel dat de rest van uw organisatie meewerkt aan de oplossingen en deze terugkoppelen aan klagers. 

Coach

Overigens kon ik het niet laten om voor dat concert in Soestdijk nog even terug te lopen naar de bliebmevrouw. Ik vertelde haar dat het beter zou zijn wanneer ze haar opmerking niet had gemaakt en het aan de tassenman had overgelaten. Ik blijf toch een coach…

Ouders moeten opkomen voor beter onderwijs

Leerkrachten eisen tijdens de kabinetsformatie miljarden extra voor het basisonderwijs. Ze dreigen te staken. Ouders, onder aanvoering van presentatrice Sophie Hilbrand, verklaren zich solidair. Maar er is meer nodig dan geld om het vak aantrekkelijker te maken, bijvoorbeeld betere carrièreperspectieven en meer aandacht voor persoonlijke ontwikkeling, betoogde ik in een eerder blog (leerkrachten moeten meer tijd krijgen om zich te ontwikkelen). In dit tweede blog pleit ik ervoor om ook meer te doen aan het verlagen van de werkdruk. Geld voor het verkleinen van klassen alleen, is niet voldoende. Scholen moeten ook werken aan beter onderwijs, samen met ouders. 

‘Onze werkdruk is veel te hoog’ stellen leerkrachten die extra geld voor het basisonderwijs eisen.  Volgens hen zijn de klassen tegenwoordig veel te groot. Ook zeggen ze op steeds meer kinderen met gedrags- en leerproblemen te stuiten. En dan hebben we de belangrijkste oorzaak van de hoge werkdruk nog niet gehad: de toenemende administratieve rompslomp. Leerkrachten voelen zich niet alleen een meester of juf maar ook een administratief medewerker, conciërge, politieagent en verzorger. Ze eisen extra geld, onder meer voor kleinere klassen. 

Zij hebben zeker een punt. Als extra geld naar kleinere klassen gaat, kan dat de werkdruk verlagen. Dat is ook goed voor de kwaliteit van het onderwijs. In kleine klassen is immers meer tijd en aandacht voor kinderen. Maar ik denk dat extra geld voor kleinere klassen alleen niet genoeg is om het werk weer aantrekkelijker te maken. Daarvoor moet veel veranderen aan de loopbanen (lees mijn eerste blog), maar ook aan de organisaties waar ze werken en het leiderschap daar. Want de leerkrachten klagen in onderzoeken ook over omstandigheden zoals de regelzucht van de overheid, toenemende leerproblemen van kinderen en veeleisende ouders.

Weinig speelruimte

Dat klagen over te weinig speelruimte past bij het gevoel van een te hoge werkdruk. Want die wordt niet alleen veroorzaakt door te veel werk, maar ook door een gebrek aan autonomie. Je kunt je afvragen of het moeilijk is om dat gevoel weg te nemen. De speelruimte is vaak veel groter dan in de praktijk wordt benut. Neem de administratieve rompslomp. Hoe zwaar dit op de schouders van leerkrachten rust, hangt af van hoe de school met de regels omgaat. Door te versimpelen kunnen scholen veel ruimte voor leerkrachten scheppen. De overheid eist bijvoorbeeld een groepsplan, maar er staat nergens dat dit een papieren tijger moet zijn. Een eenvoudig A4-tje volstaat. 

Ook is er voldoende ruimte om zelf inhoud te geven aan het onderwijs. Een mooi voorbeeld is juffrouw Kiet Engels uit Hapert, over wie een succesvolle filmdocumentaire is gemaakt. Zij geeft onderwijs aan getraumatiseerde kinderen van vluchtelingen uit Syrië en Irak die in Nederland mogen blijven. Juffrouw Kiet laat zien hoe ver je kunt komen met veel aandacht en een eigen aanpak. Zij praat ook met ouders over wat het kind nodig heeft. Leerkrachten kunnen dit voorbeeld volgen en meer ruimte nemen. 

Het 10-minuten gesprek afschaffen

Ik vind het jammer dat leerkrachten veeleisende ouders noemen als factor die de werkdruk verhoogt. Daar gaat de suggestie van uit dat het werk lichter wordt als wij ons afzijdig houden. De observatie dat ouders veeleisend zijn en het heil te vaak van scholen verwachten kan ik volgen. Maar dat mag toch geen reden zijn om ze nog minder te betrekken? Het verschijnsel 10-minutengesprek zegt eigenlijk al genoeg; voor je het weet sta je weer op straat. Ik zou er niet rouwig om zijn als dit wordt afgeschaft. 

Het is verstandiger om ouders juist meer te betrekken. Het onderwijs gaat immers over: kinderen een goede toekomst geven. Dat moeten leerkrachten en ouders samen doen. En wanneer ze het vaker samen doen, wordt het minder zwaar! Ook voor beter onderwijs – en daarmee een mooier vak – moet je meer met ouders om tafel. Maar liefst 68 procent van de leerprestaties van kinderen wordt beïnvloed door de ouders en de omgeving waarin ze opgroeien. Slechts 32 procent is toe te schrijven aan de school. Het beter betrekken en bewust maken van ouders van hun rol, invloed en verantwoordelijkheid kan veel uitmaken in de ontwikkeling van kinderen. Dat pleit er voor om, net als juffrouw Kiet, intensief met ouders te praten. Je zou ze veel meer de school in moeten trekken. 

Werkdruk verlagen, maar hoe?

Als scholen de werkdruk werkelijk willen verlagen, dan moeten ze niet wachten op geld voor kleinere klassen. Ze kunnen nu al aan de slag gaan met teams. Samen kunnen leerkrachten afspreken om bijzaken te schrappen, een einde te maken aan bureaucratie en taken beter onderling te verdelen. Ze moeten ook werken aan een intensievere band met ouders. Dat verlicht, als je het goed doet, de last voor leerkrachten. Ik zeg niet dat dit gemakkelijk is. Daarvoor is visie nodig en leiderschap bij scholen. Al voordat ze hun kind voor de eerste keer brengen moeten ouders weten hoe deze basisschool de komende acht jaar denkt en werkt. De school mag daarbij duidelijk maken dat zij ook iets van de ouders verlangt, bijvoorbeeld voorlezen, op school helpen of samen doelen stellen. Dan komt het ook niet uit de lucht vallen als een school de ouders vraagt of zij een bijdrage willen leveren, bijvoorbeeld een keer voor de klas staan. Door meer samen te doen wordt duidelijk dat de ontwikkeling van het kind een gezamenlijke verantwoordelijkheid is. 

Staking

Als we onderwijs samen doen, dan moeten ouders ook opkomen voor leerkrachten. Bijvoorbeeld bij de staking die nu is aangekondigd. Want beter werk en beter onderwijs zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Presentatrice Sophie Hilbrand roept ouders terecht op om van zich te laten horen. Het viel haar bij het maken van haar televisieprogramma over burn-out (Sophie in de Kreukels) op hoe nijpend de problemen in het primair onderwijs zijn. 

Misschien moeten we onze kinderen, tijdens een staking, thuishouden. Laten we alleen niet de fout maken om het bij een oproep voor meer geld, voor hogere salarissen en kleinere klassen, te laten. Want beter onderwijs is meer dan een geldkwestie. Betere loopbanen, minder bureaucratie en meer vrijheid voor leerkrachten kun je niet kopen. Daarvoor is visie nodig van de overheid, schoolbesturen, leerkrachten én ouders.