Hoe iPM gemeenten helpt meer grip te krijgen

Gemeenten hebben steeds meer taken, zoals jeugdzorg, op hun bordje gekregen. Om burgers goed te bedienen, zijn ordentelijke processen en een soepele samenwerking noodzakelijk. Voor drie Brabantse gemeenten was dit reden om te gaan werken met ketensturing, KPI’s en dashboards. ‘Collega’s zijn nu meer betrokken bij hoe we presteren.’

Vraag

Het is voor gemeenten steeds moeilijker om grip te hebben en te houden op hun dienstverlening. Helemaal nadat ze in 2015 de verantwoordelijkheid hebben gekregen voor de Jeugdzorg. In de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen kwam daar een jaar later nog een complicerende factor bij; zij gingen samenwerken in de ABG-organisatie. Aanvankelijk viel het hen tegen om hiervan op eigen kracht een succes te maken. Ze vroegen iPM Partners om ondersteuning bij het opnieuw organiseren van de dienstverlening in het sociaal domein. Zodanig dat de werkdruk lager zou worden en het overleg effectiever. Ook zochten ze naar meer overzicht, een effectievere sturing en een meer op de burger gerichte benadering.

Aanpak

ABG koos voor de stapsgewijze integrale iPM-aanpak. De organisatie maakte eerst een strategiekaart en benoemde de klantketens. Ook ging ze werken met (zoveel mogelijk staand en wekelijks) ketenoverleg. De ambtenaren kregen dashboards met KPI’s die hen een actueel beeld geven van hoe ze presteren. Met stoplichten die op rood, oranje of groen kunnen staan en laten zien of doelen worden gehaald. De medewerkers werden ondersteund in het ketendenken om beter te kunnen sturen op de inzet van middelen en tijd. Teams en medewerkers werden gecoacht en begeleid in het elkaar meer aanmoedigen om samen tot verbeteringen te komen.

Resultaten

De iPM-aanpak heeft de ambtenaren van de ABG-organisatie meer overzicht gegeven, wat de grip vergroot, helpt om te focussen op prioriteiten en de werkdruk kan verlagen. Ze kunnen gemakkelijker bijsturen als dat nodig is en de dienstverlening is verbeterd. Het overleg in de klantketens maakt hierin een wezenlijk verschil, het stimuleert de samenwerking tussen ambtenaren van verschillende afdelingen èn tussen beleid en uitvoering. En tot slot is het overzicht over het beleid, zoals in de jeugdzorg, groter geworden. Door meer inzicht in de keten kunnen ze beter inschatten wat de kosten en de effecten van verbetermaatregelen zullen zijn en meer grip houden op de uitgaven. Ook is er een versnelling opgetreden in de dienstverlening aan burgers die ondersteuning vragen. Het aantal WMO-aanvragen dat langer dan de afgesproken termijn openstaat, is met meer dan 40 procent teruggebracht. En de consulenten sluiten tot 30 procent meer dossiers per week af.