Gilde Opleidingen: meer teamwork is winst voor docent én student

Van twee teams naar één team bij Gilde Opleidingen

Bij Gilde Opleidingen worden leerlingen begeleid in ontwikkeling naar een volgende stap, zoals voor een mooie baan of vervolgopleiding. Gilde Entree Onderwijs leidt jongeren op die nog geen middelbare school diploma op zak hebben. Het team is verdeeld over twee locaties: Venlo en Roermond. Ieder team heeft een eigen cultuur; gecombineerd met de afstand zorgde dat voor uitdagingen. Pascal Wenmaekers (docent bij Gilde Opleidingen): “Op papier ben je een team, maar in werkelijkheid werk je langs elkaar heen. Er kwam daardoor weinig van de grond.” Er bestond wel een teamplan, maar dat leefde niet erg. De uitdaging van het team was dus om hier verandering in te brengen, waarvoor zij iPM Partners in de arm hebben genomen. Lisette Tijs (iPM Partners): “Bij zo’n proces is het belangrijk om te kijken wat er binnen de organisatie al is. Denk aan een medewerkersonderzoek, onderwijsvisie, etc. Dat verweef je allemaal in zo’n traject. Zodat het niet voorbij komt vliegen als iets los, maar dat je er een integraal verhaal van maakt.”

Effectief leren communiceren

De eerste stap was om te kijken waar men als team stond; welke rol eenieder had; waar mensen goed of juist minder goed in waren; en niet te vergeten de introductie van het teambordoverleg. Bij Gilde Entree Onderwijs was er maandelijks een vergadering met de twee teams. Deze meeting duurde erg lang en was verre van efficiënt. Marcel Heldens (docent bij Gilde Opleidingen): “Er kwamen thema’s aan bod die pas over lange tijd zouden gaan spelen. Na de vergadering kwam je weer in de waan van de dag terecht en vergat je die items eigenlijk weer.” Daarom is er nu overgegaan op een wekelijks teambordoverleg van maximaal een half uur, waarin alle actuele punten worden besproken en daarover concrete afspraken worden gemaakt. Zo weet iedereen wat deze week belangrijk is. Ook wordt kort terug gekeken naar vorige week om ervan te leren. Door deze nieuwe werkwijze houden medewerkers meer tijd over voor andere zaken; zoals aandacht voor de student. Het traject is dan ook winst voor zowel de docenten als de student. Het draagt bij aan een prettige leeromgeving en betrokkenheid bij het leertraject.

Plannen, uitvoeren, controleren en bijstellen

Hoe laat je twee verschillende teams goed samenwerken? Openheid is belangrijk. Ook lastige onderwerpen moeten bespreekbaar worden. Gilde Entree Onderwijs team noemt dit dan ook als concrete winst van het traject. Manon Coopmans (docent bij Gilde Opleidingen): “Zaken die daarna komen (zoals het maken van teamfoto’s en enquêtes) hebben daardoor ook meer nut. Een bepaalde onderlaag is dan al besproken.” De besproken zaken worden nu bovendien goed geborgd, volgens de PDCA-cyclus (Plan Do Check Act). “We blijven niet in het begin hangen, zo van: we gaan dit en dat doen, zonder vervolgens concrete afspraken te maken of te evalueren. Door iPM hebben we geleerd kritisch te kijken en beter te plannen.” Dat gaat natuurlijk niet zomaar, maar oefening baart kunst. Lisette: “We hebben stapje voor stapje alle mensen van het team meegenomen en goede ervaringen laten opdoen. Dat helpt om een open cultuur te krijgen. Bij iPM vinden we bovendien belangrijk: voordoen, samen doen en dan zelf doen.” Op deze manier is het hele traject met succes doorlopen.