Zorginstelling Pluryn: kompassie

Na een verlegging van de koers wilde zorgorganisatie Pluryn meer zicht en grip krijgen op de resultaten. Tegelijk wilde het teams een grotere eigen verantwoordelijkheid geven, waarbij medewerkers met meer focus werken aan het realiseren van cliënt- en organisatiedoelen. Begeleid door iPM Partners, gingen ruim 200 teams aan de slag met ‘Kompassie’. Het doel hiervan was om samen beter aan te sluiten op de passie van de cliënten en die van medewerkers. Ook was het de bedoeling om meer focus aan te brengen en de samenwerking en de dialoog te verbeteren. Er moest een duidelijk kompas komen, waarmee teams en management concrete verbeteracties kunnen formuleren, uitvoeren en volgen. Dat is gelukt. Verder heeft Pluryn in 2015 een mooie klanttevredenheid van 7,8 gehaald.

Vraag

Pluryn is een grote organisatie voor jeugd- en gehandicaptenzorg en GGZ. Deze organisatie richt zich op complexe zorgvragen. Cliënten hebben vaak ernstige gedragsproblemen, een (licht) verstandelijke beperking in combinatie met psychiatrische problematiek. Pluryn werkt met ambulante teams en heeft elf gespecialiseerde hoofdvestigingen. De organisatie beschikt over meer dan 300 woonlocaties in Gelderland, Noord-Limburg en Noordoost-Brabant.

Pluryn moest inspelen op ingrijpende wijzigingen in de zorg, zoals de ‘ambulantisering’ (patiënten vaker thuis behandelen). Dat vroeg om een heldere koers en meer inzicht in resultaten, door een beter gebruik van managementinformatie. Bovendien was meer verbinding nodig tussen de overkoepelende organisatie en de teams.

Verder wilde Pluryn teams meer eigenaarschap geven en beter laten samenwerken. De organisatie wilde medewerkers maximaal laten bijdragen aan het realiseren van cliëntendoelen en de organisatiedoelen. Maar medewerkers ook met meer passie laten werken en meer mogelijkheden geven om zich te ontwikkelen.

Aanpak

iPM Partners heeft in het programma Kompassie Pluryn ondersteund bij het:

• Ontwerpen van een Pluryn-aanpak, waarbij doelen met elkaar zijn verbonden en gaan leven;
• Vereenvoudigen van de P&C-cyclus, gericht op sturen en verbeteren in plaats van verantwoorden;
• Herontwerpen van primaire (cliënt)processen, in lijn met de klantwensen en veranderingen in de zorg;
• Met alle teamleiders aanscherpen en introduceren van de aanpak (via gaming – 110 teamleiders op een dag), bewustwording vergroten en het bouwen aan eigenaarschap;
• Inrichten van kortcyclisch ‘verbeteroverleg’ binnen teams en disciplines met teamborden;
• Trainen en begeleiden van teams en teamleiders met betrekking tot continu verbeteren;
• Opleiden van 30 interne procesbegeleiders die op alle locaties de uitrol mee ondersteunen. Hierdoor blijft de manier van werken doorgaan, na afronden van het programma.

Resultaten

De aanpak van iPM Partners heeft gezorgd voor beter werkende overlegstructuren in het management. Daarnaast is de samenwerking tussen zorgteams en managementteams verbeterd. Samen met interne procesbegeleiders hebben we ruim 200 teams getraind in sturen en verbeteren. Binnen teams vindt nu structureel een dialoog plaats over de te realiseren prestaties voor de cliënt en de organisatiedoelen. Medewerkers denken daardoor ook vaker verder dan het belang van hun eigen afdeling. We hebben Pluryn zo ondersteund dat ze vanaf het voorjaar 2016 zelf verder konden. Pluryn boekte al snel resultaten met de nieuwe aanpak. Over 2015 werd een gemiddelde cliënttevredenheid gemeten van 7,8. Het laagste cijfer was een 6,8, het hoogste een 8,4. “Het programma Kompassie heeft gezorgd voor meer eigenaarschap, een duidelijke focus op dat wat belangrijk is voor onze cliënten en voor ons en tot een aanspreekcultuur. Dit versnelt ons leerproces, mensen denken actief mee, de betrokkenheid is hoog en verbeteringen worden daadwerkelijk opgepakt en ingevoerd.”