Ster College VAVO: Eilanddenken

Eilanddenken binnen Ster College Eindhoven

Eilanddenken is een fenomeen dat bij veel organisaties voorkomt. Elke afdeling werkt met KPI’s, die alleen voor hen relevant zijn. Afdelingen staan hierdoor los van elkaar waardoor  studenten niet centraal staan en die merken dat. Organisaties sturen bij eilanddenken dus vooral via het organogram. Dit was ook het geval bij het Ster College in Eindhoven. Geert Slits en Jack Heesterbeek van het VAVO-team (Voortgezet Algemeen-volwassenenonderwijs) constateerden dit en schakelden iPM Partners in om van eilanddenken over te gaan naar integraal performance management. Vanuit iPM Partners was Rose-Marie Manders, teamcoach en veranderkundige, de aangewezen persoon voor bovenstaand vraagstuk. Hiervoor werd de methodiek “teamkracht” ingezet.

Tijdens de eerste sessies werd snel duidelijk dat professionaliteit een kerncompetentie binnen het Ster College is. De medewerkers van het Ster College dragen de studenten een warm hart toe. De docenten van het Ster College willen graag trots zijn op de organisatie en op de impact die zij kunnen maken op de studenten van het VAVO. Het eilanddenken stond deze doelstellingen in de weg.

De conclusie die snel kon worden getrokken, was dat veel energie verloren ging door onduidelijke doelstellingen. Om dit te verhelpen werd Teamkracht ingezet. Concreet betekende dit dat intern gekeken werd naar enerzijds wat er goed ging en anderzijds wat de verbetermogelijkheden waren binnen het team. Teamkracht sluit namelijk aan bij waar het team staat en heeft als uitgangspunt om de elementen die goed gaan vast te houden en juist samen zaken te verbeteren.

Van eilanddenken naar teamkracht

De eerste stap om de iPM methode te implementeren was om gezamenlijk doelen op te stellen. Het team werd onderverdeeld in subgroepen, zodat per teamdoel een groep collega’s betrokken was. Kartrekkers werden aangesteld om de verandering mee te versterken. De focus kwam te liggen op efficiëntie in (gezamenlijke) processen.

Ook werd de overtollige vergadercultuur aangepakt om geen overbodige overleggen meer te hebben.

Een bijkomend effect van integraal performance management is dat verschillende afdelingen nu veel beter samenwerken. Meetings als intervisie M3 en M4 worden nu samen gedaan. Ook bestaat een warme overdracht van H4 naar H5. Dat betekent dat de student eenvoudig door- of uit kan stromen en niet tussen de wal en schip belandt.

Elk teamlid werd betrokken bij de verandering binnen het Ster College. De kracht van het team is sinds de begeleiding van iPM hard gegroeid. Dit merken Geert Slits en Jack Heesterbeek voornamelijk in het gestegen werkgeluk en de verbeterde prestaties die geboekt worden, zoals de studententevredenheid.

Vanuit de structuurkant is toegewerkt naar efficiënte samenwerking. Teamleden kennen elkaar beter. Zij herkennen nu de onderlinge krachten en valkuilen. Door met elkaar in dialoog te gaan is nu sprake van meer veiligheid en onderling vertrouwen. Ook bestaat er nu meer eigenaarschap en trots als professional.

Het team merkte tijdens de dialoog dat het geven van feedback helpt om nog beter samen te werken. Dit bleek in het begin erg lastig, maar door teamkracht (voordoen – samen doen en zelf doen) werd feedback steeds makkelijker gegeven. De docenten van het Ster College zagen vrij snel de mogelijkheden en kwaliteiten binnen het team. De persoonlijke kwaliteiten van elke docent worden nu gebruikt in passende taken. Zo komt ieder individu in zijn of haar kracht.

De positieve effecten van Teamkracht

Binnen Ster College is er meer aandacht voor communicatiestijlen bij zowel externe- als interne communicatie. Ook staan docenten meer open voor verbetering en innovatie. Losse afdelingen zijn veel meer naar elkaar toegegroeid door taken en doelen samen aan te pakken.

“We hebben de centrale studieruimte voor studenten omgetoverd tot een motiverende ruimte. Aan de muren hangen teamdoelen en uitwerkingen van student besprekingen.”

Teamkracht heeft zowel een positief effect op de teams en individuele docenten, als natuurlijk op de studenten. De student voelt zich serieus genomen waar dit voorheen minder het geval was. Dit blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat de studentenraad veel meer betrokken is bij ontwikkelingen zoals PR en website. De student en de studentreis staan nu veel meer centraal tijdens de opleiding binnen het Ster College.

Bij aanvang van de begeleoiding was nog veel sturing nodig, maar na verloop van tijd is het team in haar kracht gekomen. Vanuit iPM zijn kartrekkers getraind om de methode succesvol in te blijven zetten, ook nadat iPM minder intensieve begeleiding gaf.

Geert: “Om te borgen dat de teams blijven leren en op deze weg doorgaan moeten we met zijn allen gefocust blijven, moeite blijven doen en blijven hameren op samenwerking tussen de groep. We moeten verbeterpunten blijven zien en mogen niet verslappen.”

Na de begeleiding vanuit iPM is het Ster College zelf verder gegaan met het praktisch implementeren en ontwikkelen.

Ontwikkeling van de leidinggevende

Door de samenwerking met iPM Partners is de leidinggevende van het Ster College nu meer in staat om “los te laten” en te vertrouwen op kwaliteiten en initiatieven vanuit het VAVO-team. Van leidend naar een meer decentrale samenwerking, met ruimte voor de teamleden en dit bevalt erg goed. Jack: “De iPM aanpak geef ik dan ook een dikke 9. Zij leveren maatwerk voor je team(ontwikkeling) en je eigen ontwikkeling. iPM past de begeleiding aan naar het team, de wensen en de doelen. Daarbij wordt er aandachtig geluisterd en gestructureerd. De energie werkt aanstekelijk: niemand ontsnapt aan de aandacht, maar echt iedereen wordt erbij betrokken.”

Het Ster College heeft enorme stappen gemaakt en de focus gelegd op samenwerken. Een prachtig voorbeeld hoe iPM Partners organisaties en bedrijven kan ondersteunen naar een betere toekomst. Wilt u meer weten over de iPM Methode of liever meteen een inspiratiesessie boeken? Kom met ons in contact voor alle informatie die u nodig heeft.