integraal Performance Management nieuwe stijl

2008 - Management Tools - Peter Geelen

Nog te vaak wordt performance management gezien als het definiëren en rapporteren van KPI’s. Levert dat wel voldoende op? Een integrale benadering is vereist om successen te kunnen boeken.

Stap 1. Verifieer en valideer de missie, visie en strategie
Het fundament voor iPM is een goede, samenhangende missie, visie en strategie. Het definiëren van een goede missie, visie, doelstelling en strategisch plan bestaat in de basis uit het bedenken en toetsen van ideeën.

Stap 2. Definieer de financiële- en klantdoelen
In stap 2 worden de financiële- en klantdoelstellingen bepaald en uitgedrukt in prestatie-indicatoren met targets. Op deze manier kan de strategie, via strategische doelstellingen, uitgedrukt worden in eenduidige en meetbare normen. Het wat wordt bepaald door te kijken naar klant-tot-klant processen.

Stap 3. Bepaal de kernprocessen en maak decomposities
In deze stap worden processen gekoppeld aan de klant- en financiële doelstellingen en prestatie-indicatoren. Het wat wordt gekoppeld aan het hoe. Procesprestatie-indicatoren kunnen worden vastgesteld voor de input, activiteit en output van ieder proces. Oorzaak- en gevolgrelaties worden vastgesteld.

Stap 4. Bepaal prestatiegaps en definieer verbeterinitiatieven
De doelstelling van deze stap is te komen tot procesverbeteringen die bijdragen aan de realisatie van de strategische doelen. Om inzicht te krijgen in de (sub)processen met de grootste verbetermogelijkheden worden de huidige scores op de diverse prestatie-indicatoren gemeten. Naast quick wins die kunnen worden behaald, worden statistische technieken vanuit Lean of Six Sigma gebruikt om de hoofdoorzaken (root causes) van de problemen te achterhalen en voorstellen te doen voor structurele verbetering.

Stap 5. Implementatie
Met het doorlopen van de eerste vier stappen heeft een initiële definitie plaatsgevonden. Nu moet de organisatie ervoor zorgen dat het iPM-model wordt toegepast, levend blijft en eventueel wordt uitgebreid. Verbeteracties worden uitgevoerd. Sturing vindt plaats op drie niveaus. Sturen en continu verbeteren worden onderdeel van het reguliere werk.

De iPM-aanpak kenmerkt zich door de volgende aspecten:

  • start bij het management en gekoppeld aan de beoogde verandering;
  • beperking van het aantal doelen tot een handvol;
  • centraal staan van de klant;
  • regie over de keten;
  • serieus nemen van medewerkers;
  • denken in oorzaak- en gevolgrelaties over organisatieonderdelen heen;
  • bepalen van het optimum door de medewerkers of teams;
  • frequentie van sturen op diverse niveaus;
  • push en pull: niet rapporteren maar naar de informatie toekomen;