iPM en tools

2007 - Business Process Magazine - Peter Geelen

Nog te vaak wordt Performance Management gezien als het definiëren en rapporteren van KPI’s. Levert dat wel voldoende op? Een integrale benadering is vereist. Gaan de traditionele (business intelligence) BI tools hier wel voldoende in mee?

Strategische doelstellingen, planning en control cyclus, rolling forecast, beyond budgeting, fast close zijn op zich natuurlijk allemaal goede initiatieven, maar ze hebben ook één ding gemeen. Ze concentreren zich op de management processen binnen een organisatie. In het algemeen kan worden gesteld dat het Performance Management vakgebied te veel op het strategische niveau blijft hangen. Dat is een slechte zaak. Hierdoor wordt Performance Management verheven tot een rapportagefeest van financiële en niet-financiële informatie. Het wordt verantwoordingsinformatie in plaats van management informatie, ‘tuurinformatie’ in plaats van stuurinformatie. Er kunnen twee soorten software pakketten onderscheiden worden:

  • Software-pakketten met als primaire functionaliteit het visualiseren van bedrijfsprocessen;
  • Software die primair gericht is op het automatiseren of ondersteunen van een bedrijfsproces zelf (workflow).

Moet u nu kiezen voor een Performance Management tool met een Business Intelligence- of een proces managementhistorie?Dit is een lastige vraag en het antwoord ligt dan ook niet voor de hand. Om Performance Management tot in de haarvaten van de organisatie te implementeren lijkt aanschaf van een proces management tool gewenst. Verder kan gebruik worden gemaakt van de 5 stappen die zijn omschreven in het iPM-model:

Stap 1. Verifieer en valideer de Missie, Visie en Strategie.
Stap 2. Definieer financiële en klanten doelen.
Stap 3. Bepaal de kernprocessen en maak decomposities.
Stap 4. Bepaal prestatie-gaps en definieer verbeterinitiatieven.
Stap 5. Implementatie.

Gebruikmakend van deze stappen –in combinatie met de juiste BI tool- wordt sturing en continu verbeteren onderdeel van het reguliere werk.