Niet rapporteren, maar presteren

2008 - Tijdschrift Controlling - Peter Geelen

Nog te vaak wordt performance management gezien als het definiëren en rapporteren van KPI’s. In plaats dat kritische prestatie-indicatoren worden gebruikt om te sturen, schieten organisaties in de verantwoordingsmode. KPI’s krijgen een negatieve connotatie: ze zijn er om te controleren en af te rekenen. Als de controller ergens zijn rol als business partner op kan pakken is het op dit vlak. Controller keer het tij!

Strategische doelstellingen, strategische kaarten, planning en control cyclus, rolling forecast, beyond budgeting, fast close zijn op zich allemaal goede initiatieven, maar ze hebben ook één ding gemeen: ze concentreren zich op de managementprocessen binnen een organisatie. In het algemeen kunnen we stellen dat het performance management vakgebied  te veel op het strategische niveau blijft hangen. Dit is ook precies waar het mis gaat bij de meeste managementmethodes, zoals balanced scorecard en INK. Bij de vertaling naar de vloer worden afgeleide doelen en prestatie indicatoren bepaald voor de lagere organisatieniveaus. De organisatiehiërarchie wordt gevolgd om een cascadering van doelen en indicatoren mogelijk te maken. Deze functionele benadering leidt niet tot de gewenste resultaten. Eenvoudigweg omdat de grootste verspilling en dus de prestatieverbetering tússen de functies zit en in de overdracht gaat het fout.

iPM vertaalt strategie naar de vloer en wordt gekenmerkt door een aantal aspecten:

  • Start bij het management en koppel aan de beoogde verandering;
  • Beperk het aantal doelen tot een handvol;
  • Zet de klant centraal;
  • Regie over de keten;
  • Neem medewerkers serieus;
  • Denk in oorzaak- en gevolgrelaties over organisatieonderdelen heen;
  • Bepaal het optimum door de medewerkers of teams;
  • Frequentie van sturen op diverse niveaus (laagfrequent op hoog niveau en hoogfrequent op laag niveau);
  • Push en pull informatie;
  • Niet rapporteren, maar naar de informatie toe komen. De juiste stuurinformatie geeft het presteren van verschillende onderdelen al weer, dus het is niet meer nodig dit nog eens te rapporteren.

iPM brengt strategie, verandering, performance management en continu verbeteren bij elkaar. Op een procesgerichte manier, waarbij de klant en het ultieme doel van de organisatie centraal staan.