Planning, vereenvoudigen, versnellen, verbinden

2007 - CFO Magazine - Peter Geelen, Freek Aertsen & Patrick Tullemans

Organisaties spenderen veel tijd en geld aan strategische planning, budgetteren, forecasting en operationele planning. Toch is de betrouwbaarheid van deze plannen onvoldoende. Er heerst binnen organisaties veel onvrede en frustratie over de wijze waarop deze processen zijn ingericht. Dit terwijl de noodzaak voor betrouwbare plannen alleen maar nijpender wordt door de toenemende marktdynamiek. Het moet beter, lichter, frequenter, sneller, efficiënter en vooral betrouwbaarder.

Uit onze ervaring blijkt dat vooral de integratie van planning zowel horizontaal als verticaal, cruciaal is voor het structureel verbeteren van de planningsprocessen.

Budgettering is een instrument om in controle te blijven qua strategie en bedrijfsdoelstellingen. Budgettering en forecasting zijn onderdeel van het tactische planningsproces en zijn gericht op de doorvertaling van het strategisch plan in activiteiten voor het eerstkomende jaar. Dit heet verticale planintegratie. Bij een feilloze verticale integratie zal het budget de strategische ambities weerspiegelen en vertalen in operationele plannen, doelstellingen en acties voor relevante succesfactoren en prestatie-indicatoren voor de budgetperiode.

Om operationele plannen te kunnen monitoren en tijdig te kunnen bijsturen moet een planningscyclus op efficiënte wijze in een korte, zeer gefocuste periode worden doorlopen. Daarbij worden de doelstellingen van de afzonderlijke bedrijfsonderdelen en entiteiten met de doelstellingen van de organisatie als geheel en met die van andere entiteiten verbonden en afgestemd. Door horizontale planintegratie is de organisatie in staat de business te sturen op basis van één consistent set cijfers.

Bij het doorvoeren van verticale integratie dient onder andere aan­dacht te worden besteed aan het disfunctionele gedrag van managers door de vroegere opzet van budget­tering. Hoe kan dit het beste wor­den aangepakt? Hier volgen enkele ‘best practices’ die kunnen helpen in de zoektocht naar manieren om het budgetproces te versterken:

  • Stel de budgettargets vooraf vast;
  • Zorg voor een goede handshake tussen strategie en budget;
  • Ontkoppel budgetteren en ope­rationele jaarplanning van tar­get setting;
  • Reduceer het aantal line-items;
  • Plan op basis van value drivers;
  • Start het proces zo laat mogelijk;
  • Beloon op basis van werkelijke prestaties.

 
De belangrijkste ontwerpregels voor horizontale planintegratie:

  • Het gaat om het proces, niet om de uitkomst;
  • Voorspel minder, focus op besluitvorming;
  • Formaliseer de besluitvorming;
  • Autoriseer mensen tot het nemen van beslissingen;
  • Beïnvloed de vraagvoorspelling;
  • Stel duidelijke verantwoordelijkheden;
  • Verschaf een duidelijk spoorboekje met heldere deadlines;
  • Meet performance.