Blog & Updates

Objectief alternatief voor de onderbuik

Michael Akudaman

Auteur: Michael Akudaman
25-10-2017

Lean in de zorg

Lean en bijbehorende tools zoals Kaizen en 5S – bekend van Toyota – doen in de zorg de wenkbrauwen soms fronzen. ‘Wij zijn geen fabriek’, hoor je dan. Die koudwatervrees is jammer, want hiermee kunt u taaie problemen oplossen in uw zorgorganisatie.

Het hoge niveau van de zorg danken wij in ons land aan professioneel personeel en (meestal) voortreffelijke voorzieningen. Op die punten valt weinig te verbeteren. Wat wel bijna altijd beter kan, is hoe het is geregeld bij zorgorganisaties. De sector kenmerkt zich door bureaucratie en daaruit voortvloeiende verspilling. Het kan vaak veel eenvoudiger. Maar waar begin je?

Kaizen

Lean-tools lenen zich uitstekend om gestructureerd aan de slag te gaan. Lean is een managementfilosofie die medewerkers laat meedenken over het beter inrichten van processen. Ze werkt met een verzameling methoden (toolbox). Kaizen is daarvan bijvoorbeeld één tool. Deze is erg geschikt om issues aan te pakken die maar blijven ‘opduiken’. Met Kaizen kun je de grondoorzaken van problemen vinden en tot duurzame oplossingen komen. Het helpt je door een andere bril te kijken. Dat doe je samen met anderen in een Kaizen-team. Daarin zitten mensen die last van het probleem hebben, zoals verwanten, medewerkers of management. Maar ook mensen die met hun kennis (bijvoorbeeld planning of finance) kunnen bijdragen aan de oplossing.

Spaghettidiagram

Vaak blijkt een oplossing al voorhanden en minder duur dan gedacht, merk ik in mijn adviespraktijk. Zoals bij een Drentse zorgorganisatie waar het personeel meer tilliften wilde, om overbelasting en werkdruk tegen te gaan. De ‘andere bril’ waar wij dankzij Kaizen door keken, was in dit geval een uitgetekende plattegrond van de werkvloer. Dankzij dit ‘spaghettidiagram’ zagen we dat de medewerkers veel lange, onlogische routes aflegden. Cliënten die goed ter been waren, woonden bijvoorbeeld vlakbij sanitaire voorzieningen, terwijl de slaapkamers van meer hulpbehoevenden daar ver van verwijderd waren. Een nieuwe indeling deed wonderen.

5S

Lean-tools helpen de discussie niet vanuit de onderbuik te voeren maar op basis van objectieve feiten. Bij dezelfde Drentse zorgorganisatie als in het vorige voorbeeld dacht men aanvankelijk aan een dure aanbouw van meer dan een ton. De dagbesteding waar cliënten dagelijks activiteiten doen was te krap. Dat leverde spanningen op en incidenten.

Kaizen liet ons objectief naar het probleem kijken en creatief nadenken over alternatieven. Wij constateerden dat het eigenlijke probleem niet het gebrek aan ruimte was. Want het gebouw was onlogisch ingedeeld en had een ‘rommelhok’ van 28 vierkante meter dat niet werd gebruikt. Terwijl de geplande aanbouw 30 vierkante meter moest worden! Het rommelhok werd door het personeel niet meer gezien als een beschikbare ruimte, maar bleek dit dus wel te zijn. We konden het eenvoudig leeg maken en in gebruik nemen voor de dagbesteding. 

Vervolgens hebben we een andere Lean-tool, 5S, gebruikt om de ruimten optimaal in te richten. De daar uit voortvloeiende maatregelen leidden tot een verlaging van het aantal incidenten met maar liefst 50 procent.

Visgraatdiagram

Ook bij een Friese zorgorganisatie leek het probleem aanvankelijk ‘te kleine ruimtes voor grote mannen’. Opnieuw bleek echter dat ruimtegebrek niet de grondoorzaak was. We vroegen grondig door en brachten via een visgraatdiagram, oorzaken en gevolgen in kaart. Hier bleek het echte probleem dat twee teams niet goed door één deur konden. Dat zorgde ervoor dat mensen elkaar ontweken, waardoor ze geen optimaal gebruik van de ruimtes maakten. 

De voorbeelden laten zien dat u met tools als Kaizen en 5S zorgkosten kunt besparen, zonder dat de zorgkwaliteit eronder lijdt. En dat het tegengaan van verspilling – efficiency – niet ten koste hoeft te gaan van het werkplezier. Laat die koudwatervrees dus maar varen.

Gerelateerde blogs

iPM Partners biedt Regie Op Locatie (ROL)

Michael Akudaman, 16-11-2015

In samenspraak naar betere zorg en mooier werk

Het verbeteren van teams in de langdurige zorg kan alleen in directe samenspraak tussen medewerkers, cliënten en hun verwanten. Dat is het uitgangspunt van Regie Op Locatie (ROL), een methode die iPM Partners sinds kort aanbiedt. Deze verbeteraanpak laat alle bij de zorg betrokken partijen samenwerken.

Lees verder